SAP ILM einführen: Voraussetzungen, Business Functions, Customizing

Das fachliche Löschkonzept steht, die Fristen sind geklärt — jetzt soll SAP ILM ins System. Aber was genau muss dafür aktiviert, eingerichtet und customized werden? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie SAP ILM einführen: von den Voraussetzungen über die Business Functions bis zum Regelwerk-Customizing.

Voraussetzungen: Was vor der Technik kommt

SAP ILM ist in der ERP-Lizenz enthalten — zusätzliche Lizenzkosten fallen für das Löschszenario im HCM nicht an. Die wichtigste Voraussetzung ist keine technische: Ohne ein abgestimmtes fachliches Löschkonzept mit Fristenkatalog gibt es nichts, was man im Regelwerk abbilden könnte. Wie dieses Konzept entsteht, beschreibt unser Leitfaden zum Löschkonzept; die Fristen dafür liefert der Überblick der Aufbewahrungsfristen.

Technisch sollten Sie prüfen: den Support-Package-Stand (einzelne ILM-Objekte wurden erst mit späteren Packages ausgeliefert — Details in unserem Beitrag zu den ILM-Objekten aus SAP-Hinweis 2774596), die Grundlagen der Datenarchivierung (Archivverzeichnis, logische Dateinamen) und die Berechtigungen für die Aktivierung (u. a. S_SWITCH für das Switch Framework).

Schritt 1: Business Functions aktivieren

SAP ILM wird über das Switch Framework (Transaktion SFW5) eingeschaltet. Für das HCM-Löschszenario wird genau eine Business Function benötigt: ILM. Sie stellt den technischen Kernfunktionsumfang bereit und erweitert die Datenarchivierung um die ILM-Funktionen (Regelwerk, Vernichtung). Weitere ILM-Business-Functions wie ILM_BLOCKING, BUPA_ILM_BF oder ERP_CVP_ILM_1 adressieren Financial- und Geschäftspartner-Prozesse — für das HR-Szenario werden sie nicht benötigt.

Wichtig zu wissen: Die Aktivierung von Business Functions ist in der Regel nicht reversibel und gehört deshalb sauber geplant — erst im Sandbox- oder Entwicklungssystem, mit eingeplanter kurzer Downtime und ohne parallel laufende Batch-Jobs.

Schritt 2: Audit-Bereiche und Regelwerk-Customizing

Das Herzstück der Einführung ist das Regelwerk. Der bewährte Einstieg: ein kundeneigener Audit-Bereich (z. B. Z_GDPR), angelegt mit der Transaktion ILMARA — er bündelt alle DSGVO-Aufbewahrungsregeln sauber getrennt vom SAP-Standard. Im ILM-Customizing (Transaktion IRM_CUST) werden anschließend je ILM-Objekt die verfügbaren Bezugszeitpunkte (z. B. Austrittsdatum, Ende des Kalenderjahres) und Bedingungen gepflegt. Die eigentlichen Aufbewahrungsregeln entstehen dann in der Regelpflege (Transaktion IRMPOL): Dort wird je ILM-Objekt und Audit-Bereich hinterlegt, welche Frist ab welchem Bezugszeitpunkt gilt.

Reichen die ausgelieferten Bezugszeitpunkte und Bedingungen nicht aus, kommen die BAdIs ins Spiel: In den Implementierungen zu BADI_IRM_OT_FLD und BADI_IRM_OT_STT werden kundeneigene Bedingungen und Zeitbezüge per Coding gesetzt — ein eigenes Entwicklungs-Arbeitspaket, das bei der Budgetplanung gerne vergessen wird.

Im HCM-Umfeld kommt eine Besonderheit dazu: die Differenzierung nach Länderorganisation (MOLGA). Internationale Systeme brauchen je Land eigene Regel-Ausprägungen, weil die gesetzlichen Fristen abweichen. Bei vielen ILM-Objekten und mehreren Ländern wächst das Regelwerk schnell auf hunderte Einzelregeln — für die zentrale Übersicht und Pflege haben wir RuleBoard entwickelt.

Schritt 3: ILM-Objekte prüfen und aktivieren

SAP hat über die Jahre in Summe mehrere hundert HCM-relevante ILM-Objekte ausgeliefert — von den Stammdaten-Infotypen über die Zeitwirtschaft bis zu den Abrechnungsergebnissen (z. B. PA_CALC). Pro Land relevant sind davon in der Praxis etwa 50 bis 60 Objekte. Prüfen Sie je Datenbereich Ihres Fristenkatalogs, welches ILM-Objekt ihn abdeckt — und wo Lücken bleiben: Für kundeneigene Infotypen müssen ebenso kundeneigene ILM-Objekte erstellt werden wie für Z-Tabellen.

Schritt 4: Der Löschprozess im Betrieb

Einstieg in die Vernichtung ist immer die Transaktion ILM_DESTRUCTION. Von dort hängt der weitere Weg vom ILM-Objekt ab: Basiert es auf einem Archivierungsobjekt, springt das System automatisch in die Archivierungsadministration (SARA) mit ihrem dreistufigen Prozess aus Vorlauf-, Schreib- und Löschprogramm. Bei Objekten mit reiner Vernichtungsfunktion wird stattdessen das im Customizing hinterlegte Vernichtungsprogramm ausgeführt — gepflegt über die Transaktion DOBJ. Dabei gilt in beiden Fällen: Die Löschreihenfolge der ILM-Objekte ist nicht beliebig — Abhängigkeiten zwischen den Objekten müssen eingehalten werden, sonst drohen Abbrüche.

Für den ersten produktiven Lauf gilt die eiserne Regel: erst Testlauf im Qualitätssystem, dann fachliche Freigabe, dann produktive Vernichtung mit vollständiger Protokollierung. Und planen Sie die Bereinigung der typischen Löschblocker ein — allen voran die Rückrechnungsdaten in Infotyp 0003.

Häufige Fragen zur ILM-Einführung

Kostet SAP ILM eine zusätzliche Lizenz?
Für das Lösch- und Sperrszenario im Live-System: nein, ILM ist in der ERP-Lizenz enthalten. Gesonderte Komponenten wie ein ILM Store werden erst für Retention-Warehouse-Szenarien (Stilllegung von Altsystemen) relevant.

Sind die Business Functions reversibel?
In der Regel nein. Deshalb: zuerst im Entwicklungs- oder Sandbox-System aktivieren, Auswirkungen prüfen, dann kontrolliert durch die Landschaft transportieren bzw. aktivieren.

Wie lange dauert die technische Einführung?
Die Aktivierung und das Grund-Customizing sind in wenigen Tagen erledigt. Die Kalenderzeit bestimmt das Regelwerk: je mehr ILM-Objekte, Länder und Sonderfälle, desto länger. Realistische Gesamtaufwände haben wir im Beitrag „Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?“ zusammengestellt.

Brauchen wir auch ILM_BLOCKING, BUPA_ILM_BF oder ERP_CVP_ILM_1?
Nein. Diese Business Functions adressieren Financial- und Geschäftspartner-Prozesse. Für das Löschszenario im SAP HCM genügt die Business Function ILM.

Fazit

Die technische ILM-Einführung ist kein Hexenwerk: Business Functions aktivieren, Audit-Bereiche und Bezugszeitpunkte customizen, Aufbewahrungsregeln pflegen, Löschprozess etablieren. Der Aufwand steckt im Regelwerk und in den Sonderfällen — nicht im Einschalten. Wer das fachliche Konzept sauber vorbereitet hat, bringt ILM in wenigen Wochen produktiv.

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