UnternehmensrichtlinieGrundsätze, Werte und Verpflichtungen.
Diese Leitlinien beschreiben, wie hoelterhoff.consulting arbeitet: gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Gesellschaft und Umwelt, im Umgang mit personenbezogenen Daten in SAP® HCM und im Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Sie gelten für alle Projekte und alle Beteiligten.
Unsere Mission
Unsere Mission ist es, Unternehmen dabei zu helfen, personenbezogene Daten in SAP® HCM rechtskonform, nachweisbar und dauerhaft zu verwalten: von der Bestandsaufnahme über das Löschkonzept bis zum automatisierten Regelbetrieb mit SAP® ILM. Dafür verbinden wir SAP®-HCM-Beratung mit eigener Software, der HCM DSGVO PowerSuite, und mit der Erfahrung aus über 100 DSGVO-Projekten.
Unsere Werte
Die Grundpfeiler unseres Handelns
Qualität
Wir streben in allem, was wir tun, nach Exzellenz. Wir setzen auf Fachwissen, innovative Ansätze und eine gründliche Arbeitsweise, um qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu liefern.
Integrität
Wir führen unser Geschäft ethisch und verantwortungsbewusst durch. Wir sind transparent in unseren Geschäftspraktiken und respektieren die Vertraulichkeit und Privatsphäre unserer Kunden.
Kundenorientierung
Wir setzen uns dafür ein, die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen und zu erfüllen. Wir bemühen uns, einen außergewöhnlichen Service zu bieten und Erwartungen zu übertreffen.
Innovation
Wir sind leidenschaftlich daran interessiert, die neuesten Technologien zu erforschen und zu nutzen. Wir fördern eine Kultur der Kreativität und des Lernens für innovative Lösungen.
Unsere Verpflichtungen
Verantwortung gegenüber allen Beteiligten
Gegenüber unseren Kunden
Wir sind bestrebt, eine vertrauensvolle und produktive Beziehung zu unseren Kunden aufzubauen. Wir versprechen, ihre Bedürfnisse ernst zu nehmen, ihre Fragen zu beantworten und proaktiv nach Lösungen zu suchen, die ihren Anforderungen entsprechen.
Gegenüber unseren Mitarbeitern
Wir erkennen an, dass unser Erfolg auf den Talenten und der harten Arbeit unserer Mitarbeiter beruht. Wir schaffen eine inklusive, respektvolle und motivierende Arbeitsumgebung, in der sich unsere Mitarbeiter weiterentwickeln können.
Gegenüber der Gesellschaft
Als IT-Unternehmen erkennen wir die Auswirkungen unserer Arbeit auf die Gesellschaft an. Wir setzen uns dafür ein, unsere Aktivitäten auf eine Art und Weise durchzuführen, die sowohl ethisch als auch sozial verantwortungsbewusst ist.
Gegenüber der Umwelt
Wir sind uns bewusst, dass unsere Aktivitäten Auswirkungen auf die Umwelt haben können. Wir setzen uns dafür ein, diese Auswirkungen zu minimieren und umweltfreundliche Praktiken zu fördern.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Was mit Kundendaten in unseren Projekten geschieht. Diese Zusagen sind Bestandteil unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), die jedem Auftragsverarbeitungsvertrag als Anlage beiliegen.
Keine personenbezogenen Daten auf unseren Systemen
Wir arbeiten auf den SAP®-Systemen unserer Kunden. Personalstamm-, Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten verlassen diese Systeme nicht; Anhänge in Support-Tickets sind pseudonymisiert, Ticket-Metadaten tragen keinen Personenbezug.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Wo wir Zugriff auf personenbezogene Daten haben, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen liegen als Anlage bei und werden fortgeschrieben, zuletzt in Version 08 im März 2026.
Vier-Augen-Prinzip bei produktiven Änderungen
Produktive Änderungen wie ILM-Löschregeln oder Löschläufe werden erst nach schriftlicher Freigabe durch den Kunden angewendet. Vorher laufen Simulation und Test im Qualitätssicherungssystem.
Keine Unterauftragnehmer ohne Zustimmung
Wir setzen in der Regel keine Unterauftragnehmer ein. Ausnahmen gibt es nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers.
Gesicherter Zugang
Mehrfaktor-Authentifizierung für Administrations-, Fernwartungs- und Cloud-Zugänge, vollständig verschlüsselte und zentral verwaltete Endgeräte, keine privaten Geräte in der Auftragsverarbeitung.
Rückgabe und Löschung nach Projektende
Projektbezogene Unterlagen werden innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht, auf Wunsch mit schriftlicher Bestätigung. Support-Metadaten werden nach spätestens 90 Tagen automatisiert gelöscht.
Die vollständigen technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir Auftraggebern und Interessenten auf Anfrage zur Verfügung.
Umgang mit Künstlicher Intelligenz
Unsere KI-Richtlinie in Kurzform: Version 1.0, Stand Juli 2026.
Wir nutzen KI-Werkzeuge für Recherche, Konzeption, Texte und Code. Welche Daten dabei verarbeitet werden dürfen, entscheidet ihre Klasse. Personenbezogene Daten unserer Kunden gehören in keine dieser Werkzeuge, auch nicht pseudonymisiert.
Personenbezogene Daten
Personalstamm-, Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten, Daten nach Art. 9 DSGVO, Beschäftigten- und Bewerberkorrespondenz, Namen, Personalnummern, Mailadressen, auch pseudonymisiert. Werden nicht in KI-Systemen verarbeitet.
Kundenbezug ohne Personenbezug
Systemarchitekturen, Customizing, Tabellen- und Feldstrukturen, ABAP ohne Echtdaten. Zulässig.
Öffentliche und eigene Inhalte
Öffentliche Informationen, eigene Konzepttexte, generischer Code, Recherche, Marketing. Zulässig.
Prüfpflicht
Normverweise, Fristen, SAP®-Hinweisnummern, Tabellen- und Transaktionsnamen werden nicht von der KI übernommen, sondern geprüft. Zahlenangaben, Rechtsnormen, SAP®-Objektnamen und Quellcode sind besonders zu kennzeichnen; wo Unsicherheit besteht, wird sie ausdrücklich benannt.
Kennzeichnung
KI-erzeugte Bilder und zur Veröffentlichung bestimmte Texte werden entsprechend Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 gekennzeichnet. Die Beitragsbilder in unserem Blog tragen deshalb den Hinweis „KI-generiert“.
Verantwortung
Die fachliche und rechtliche Verantwortung für jedes Arbeitsergebnis trägt die Person, die es erstellt oder freigibt. KI ist Werkzeug, nicht Urheber und nicht Entscheider.
Lernen Sie uns kennen
Erfahren Sie mehr über unser Team und unsere Arbeitsweise – oder sprechen Sie direkt mit uns.
