Neue SAP-Hinweise zur Datenvernichtung in SAP HCM: Was Sie jetzt prüfen sollten

Wer personenbezogene Daten DSGVO-konform löschen will, kommt an der Datenvernichtung in SAP HCM über das ILM-Framework nicht vorbei. Genau an dieser Stelle hat SAP in den letzten Wochen mehrere Hinweise veröffentlicht, die Sie kennen sollten — drei davon betreffen Fehler, die Vernichtungsläufe blockieren oder im ungünstigsten Fall zu viel löschen können. Wir haben die relevanten Hinweise gesichtet und eingeordnet.

Datenvernichtung in SAP HCM: drei Korrekturen mit Handlungsbedarf

1. Retention-Prüfung bei der Personalnummern-Vernichtung fehlerhaft

Das Vernichtungsobjekt HRPA_PERNR löscht Personalnummern ausgetretener Mitarbeiter nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Vor dem Lauf prüft das Vorlaufprogramm RP_PERNR_PRE, ob andere ILM-Objekte längere Aufbewahrungsfristen haben — schließlich darf die Personalnummer nicht verschwinden, solange etwa Abrechnungsergebnisse aufbewahrt werden müssen.

Mit SAP-Hinweis 3757849 (26.05.2026) korrigiert SAP einen Fehler genau in dieser Prüfung: Sie arbeitete nicht in allen Konstellationen korrekt und quittierte das mit der Warnung HRPA_ARCH262. Wenn Sie Vernichtungsläufe für Personalnummern planen, gehört dieser Hinweis — zusammen mit der Voraussetzung 3285866 — vorher ins System.

2. Veto-Indikator: Wenn der Schutzmechanismus selbst Lücken hat

Bevor SAP Personaldaten vernichtet, läuft ein Where-Used-Check: Wird die Person noch in anderen Modulen verwendet, setzt das System ein Veto. SAP-Hinweis 3755686 (20.05.2026) behebt einen Sortierfehler, durch den der Veto-Indikator für Personen aus der Arbeitsmedizin (Occupational Health) nicht zuverlässig gesetzt wurde.

Das ist die unangenehmste Fehlerklasse im Löschumfeld: nicht zu wenig löschen, sondern potenziell zu viel. Wer EHS im Einsatz hat, sollte den Hinweis vor dem nächsten Vernichtungslauf einspielen.

3. IT0283 und IT0003: Gewollte Nebenwirkungen — und eine echte

Nach Vernichtungsläufen mit abrechnungsrelevanten Daten tauchen bei betroffenen Mitarbeitern neue Sätze im Infotyp 0283 (Vernichtungsprotokoll) auf, und der Infotyp 0003 wird angepasst. Das irritiert viele Kunden — ist aber Standardverhalten und verhindert Rückrechnungs-Inkonsistenzen (KBA 3755785).

Eine echte Nebenwirkung behebt dagegen SAP-Hinweis 3766169 (12.06.2026): In bestimmten Konstellationen blockierte das System nach einem Vernichtungslauf fälschlich die Änderung des Feldes „Abrechnung bis“ (PRDAT) im Infotyp 0003 — Meldung RP237. Die Korrektur gibt es jetzt vorab oder mit dem Synchronization-HRSP im November.

Und die Rentner?

Ein oft übersehenes Detail bestätigt KBA 3752900: Das Vorlaufprogramm für die Personalnummern-Vernichtung selektiert nur ausgetretene Mitarbeiter mit Beschäftigungsstatus 0. Rentner mit Status 2 bleiben außen vor. Ein sauberes Löschkonzept muss diese Population explizit behandeln — sonst bleibt ein wachsender Datenbestand dauerhaft unbehandelt.

Checkliste: Das sollten Sie vor dem nächsten Vernichtungslauf tun

Aus den aktuellen Hinweisen ergibt sich eine konkrete Prüfliste für jedes System, in dem die Datenvernichtung in SAP HCM geplant oder bereits etabliert ist:

1. Systemstand prüfen: Sind die Hinweise 3285866 und 3757849 eingespielt, bevor der nächste Lauf für HRPA_PERNR startet? Ein Blick in die Hinweissuche der Transaktion SNOTE genügt.
2. EHS im Einsatz? Dann gehört Hinweis 3755686 vor den nächsten Vernichtungslauf ins System — sonst arbeitet der Veto-Mechanismus für Personen aus der Arbeitsmedizin unvollständig.
3. IT0003-Änderbarkeit testen: Wenn nach Vernichtungsläufen die Meldung RP237 beim Ändern des Feldes „Abrechnung bis“ erscheint, hilft Hinweis 3766169.
4. Löschkonzept auf Rentner prüfen: Beschäftigungsstatus 2 wird vom Standard-Vorlaufprogramm nicht selektiert — diese Population braucht eine eigene Regelung im Konzept.
5. Anwender informieren: Neue IT0283-Sätze nach einem Lauf sind kein Fehler, sondern das Vernichtungsprotokoll. Das erspart der HR-Abteilung Irritationen und dem Support Tickets.

Wer diese Punkte regelmäßig prüft, vermeidet die beiden teuersten Szenarien der Datenvernichtung in SAP HCM: abgebrochene Läufe kurz vor dem Audit — und gelöschte Daten, die noch gebraucht wurden.

Fazit: Schutzmechanismen brauchen selbst Pflege

Die Hinweise zeigen ein Muster: Die Datenvernichtung in SAP HCM ist komplex, und auch die eingebauten Schutzmechanismen brauchen Wartung. Wer regelmäßig Vernichtungsläufe fährt, sollte die genannten Hinweise prüfen, bevor der nächste Lauf startet — und das Löschkonzept auf Sonderpopulationen wie Rentner abklopfen.

Seit 1998 begleiten wir Unternehmen bei SAP HCM und haben in über 100 DSGVO-Projekten Löschkonzepte umgesetzt — mit erprobtem Vorgehensmodell und der eigenen HCM DSGVO PowerSuite. Wenn Sie die Datenvernichtung lieber komplett abgeben wollen: Unser Löschservice übernimmt den jährlichen Lauf als Managed Service. Sprechen Sie uns an.