SAP HCM & ILM: Warum Datenlöschung eine Frage der richtigen Reihenfolge ist

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SAP-HCM-Berater besprechen im Glasbüro die DSGVO-konforme Datenlöschung mit SAP ILM

Ein produktiver ILM-Vernichtungslauf meldet Erfolg: Millionen Datensätze wurden DSGVO-konform gelöscht. Und trotzdem bleiben am Ende einige Tausend Sätze übrig – mit kryptischen Fehlermeldungen, die niemand auf Anhieb einordnen kann. Wer schon einmal einen Löschlauf in SAP HCM begleitet hat, kennt dieses Bild.

Der Grund ist fast nie ein technischer Defekt. Der Grund sind Abhängigkeiten: Personaldaten in SAP HCM sind über Stammdaten, Zeitwirtschaft und Abrechnung hinweg eng miteinander verwoben. Ein Datensatz lässt sich nur dann vernichten, wenn die von ihm abhängigen Daten bereits gelöscht wurden – oder wenn bestimmte „Anker“-Daten bewusst erhalten bleiben. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Abhängigkeiten in fünf klare Muster.

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PG492 in SAP HCM: Warum sich Vernichtungssperren für PA_CALC, PA_TIME und PA_LDOC plötzlich nicht mehr setzen lassen

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SAP-Meldung PG492: Vernichtungssperre Infotyp 3246 für PA_CALC nur noch über Transaktion ILM_LHM – SAP-HCM-Berater analysieren die Systemmeldung

Wer in einem aktuellen SAP-HCM-System eine Vernichtungssperre über den Infotyp 3246 anlegen will, kann eine Überraschung erleben: Für die Archivierungsobjekte PA_CALC (Abrechnungsergebnisse), PA_TIME (Zeitauswertungsergebnisse) und PA_LDOC (Langzeitdokumente) quittiert das System den Versuch mit der Meldung PG492 – „Vernichtungssperren für das Objekt legen Sie mit Transaktion ILM_LHM an“. Der Eintrag im Infotyp 3246 wird nicht geschrieben. In diesem Beitrag erklären wir, warum das so ist, welches Risiko dahinter steckt und was Sie jetzt prüfen sollten.

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Legal Hold in SAP ILM: Daten rechtssicher von der Löschung ausnehmen

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Berater und Juristin besprechen Legal Hold in SAP ILM

Die DSGVO verlangt das Löschen, der laufende Rechtsstreit verlangt das Gegenteil: Daten, die als Beweismittel gebraucht werden, dürfen auf keinen Fall vernichtet werden. Dieses Spannungsfeld löst der Legal Hold in SAP ILM — eine temporäre Vernichtungssperre, die einzelne Personen und Datenbereiche gezielt von Löschläufen ausnimmt. Dieser Beitrag erklärt, wie Legal Holds im SAP HCM funktionieren und worauf es bei der Umsetzung ankommt.

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Neue SAP-Hinweise zur Datenvernichtung in SAP HCM: Was Sie jetzt prüfen sollten

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Berater besprechen Datenvernichtung in SAP HCM vor einem SAP-GUI-Screen im modernen Büro

Wer personenbezogene Daten DSGVO-konform löschen will, kommt an der Datenvernichtung in SAP HCM über das ILM-Framework nicht vorbei. Genau an dieser Stelle hat SAP in den letzten Wochen mehrere Hinweise veröffentlicht, die Sie kennen sollten — drei davon betreffen Fehler, die Vernichtungsläufe blockieren oder im ungünstigsten Fall zu viel löschen können. Wir haben die relevanten Hinweise gesichtet und eingeordnet.

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SAP ILM einführen: Voraussetzungen, Business Functions, Customizing

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Berater richtet SAP ILM am Doppelmonitor-Arbeitsplatz ein

Das fachliche Löschkonzept steht, die Fristen sind geklärt — jetzt soll SAP ILM ins System. Aber was genau muss dafür aktiviert, eingerichtet und customized werden? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie SAP ILM einführen: von den Voraussetzungen über die Business Functions bis zum Regelwerk-Customizing.

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Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?

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Berater kalkulieren Kosten der DSGVO-Umsetzung in SAP HCM

„Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?“ ist die erste Frage in jedem Projekt — und die, auf die es am wenigsten ehrliche Antworten gibt. Die übliche Auskunft lautet „kommt darauf an“. Das stimmt zwar, hilft aber niemandem, der ein Budget beantragen muss. Deshalb hier der Versuch einer konkreten Antwort: die echten Aufwandstreiber, typische Projektphasen mit Personentage-Spannen aus unserer Projekterfahrung und die Stellschrauben, mit denen Sie die Kosten senken.

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Aufbewahrungsfristen für Personaldaten in SAP HCM – der Fristenkatalog

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Beraterin ordnet Unterlagen zu Aufbewahrungsfristen neben SAP-GUI-Monitor

Jedes Löschkonzept für SAP HCM steht und fällt mit einer Frage: Wie lange müssen welche Personaldaten aufbewahrt werden? Die Antwort verteilt sich auf Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und zivilrechtliche Verjährungsfristen — und hat sich zuletzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sogar verändert. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Personaldaten zusammen und zeigt, wie Sie daraus einen Fristenkatalog für Ihr ILM-Regelwerk machen.

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Z-Tabellen in SAP HCM DSGVO-konform löschen – der Praxisleitfaden

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Berater erläutert Z-Tabellen-Analyse am SAP-GUI-Bildschirm

Das DSGVO-Löschprojekt läuft, die Infotypen sind über SAP ILM abgedeckt — und dann die Frage im Audit: „Was ist eigentlich mit Ihren Z-Tabellen?“ Kundeneigene Tabellen sind der häufigste blinde Fleck in SAP-HCM-Löschkonzepten. Sie entstehen über Jahre durch Eigenentwicklungen, Schnittstellen und Migrationen, enthalten oft hochsensible Personaldaten — und werden von keiner Standard-Löschfunktion erfasst. Dieser Praxisleitfaden zeigt, wie Sie Z-Tabellen DSGVO-konform löschen: finden, bewerten, bereinigen.

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Löschkonzept für SAP HCM erstellen und umsetzen – Schritt für Schritt

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Berater besprechen Löschkonzept für SAP HCM vor SAP-GUI-Bildschirm

Die DSGVO verpflichtet jedes Unternehmen, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Im SAP HCM ist das leichter gefordert als getan: Personaldaten verteilen sich auf hunderte Infotypen, Abrechnungscluster und kundeneigene Tabellen. Ohne ein belastbares Löschkonzept für SAP HCM bleibt jeder Löschlauf Stückwerk — und die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO unerfüllt.

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SAP ILM: GETWA_NOT_ASSIGNED beim Löschen des Buchungsindex (PA_PIDX)

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SAP-Berater zeigt PA_PIDX Data Destruction Flowchart mit GETWA_NOT_ASSIGNED Fehler und IRM_CUST_BS Lösung

Wer SAP ILM (Information Lifecycle Management) für die DSGVO-konforme Datenvernichtung im HCM einsetzt, kennt die Herausforderung: Die Archivierungs- und Löschobjekte müssen sauber konfiguriert sein — sonst bricht der Prozess mit kryptischen Laufzeitfehlern ab. In diesem Beitrag schildern wir einen Fall aus der Praxis, bei dem der Schreibjob für das ILM-Objekt PA_PIDX (Buchungsindex der Abrechnungsergebnisse) mit dem Laufzeitfehler GETWA_NOT_ASSIGNED abbrach. Wir zeigen, wie der Fehler analysiert wurde, wie der SAP-Support reagiert hat — und wie Sie das Problem mit SAP Note 3727054 und zwei manuellen Aktivitäten in der Transaktion IRM_CUST_BS lösen.

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