Warum Ihr DSGVO-Löschprojekt an Infotyp 0003 scheitert

Sie haben ein SAP ILM-Projekt aufgesetzt, die Aufbewahrungsregeln definiert, das Customizing steht — und dann zeigt das Protokoll des ersten Löschlaufs bei hunderten Personalnummern Fehlermeldungen. Die Ursache ist fast nie ein ILM-Konfigurationsfehler. Es ist Infotyp 0003.

In diesem Beitrag erklären wir, warum der Abrechnungsstatus in IT0003 das häufigste Hindernis bei der DSGVO-konformen Löschung von Personaldaten ist — und wie Sie das Problem systematisch lösen.

Das Problem: IT0003 blockiert die Löschung

Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) ist ein technischer Steuerungs-Infotyp. Viele Felder werden automatisch durch die Entgeltabrechnung befüllt. Abrechnungsexperten nutzen IT0003 aber auch aktiv — z.B. das Feld „Pers.tiefste Rückr.“ (PRDAT), um zu steuern, bis wann ein Mitarbeiter rückgerechnet werden darf. Für HR-Sachbearbeiter außerhalb der Abrechnung ist IT0003 dagegen meist unsichtbar.

Das Problem entsteht, wenn die Abrechnungssteuerungsfelder in IT0003 nicht bereinigt werden. Der häufigste Fall: Ein Mitarbeiter tritt aus, aber die Rückrechnungsdaten bleiben stehen. Aber auch bei aktiven Mitarbeitern, die z.B. alternativ bezahlt werden und nicht mehr über die reguläre Entgeltabrechnung laufen, können veraltete IT0003-Einträge die Löschung blockieren. SAP „denkt“ in beiden Fällen, dass eine rückwirkende Abrechnung möglich sein muss — und verhindert jede Löschung über ILM.

Die kritischen Felder in IT0003

Zwei Felder in der Tabelle PA0003 sind die häufigsten Verursacher:

• RRDAT (Früh.Änd.Stamm. — Früheste Änderung Stammdaten seit letzter Abrechnung): Enthält ein Datum, ab dem bei der nächsten Abrechnung rückgerechnet werden soll. Wenn hier z.B. der 16.07.2012 steht, bedeutet das für SAP: „Bei der nächsten Abrechnung muss bis Juli 2012 zurückgerechnet werden.“ Liegt dieses Datum im Löschzeitraum, wird die Löschung blockiert.
• BDERR (Rückrechn.BDE — Rückrechnungsdatum für BDE): Das Pendant für die Zeitwirtschaft. Auch hier steht ein Datum, das eine rückwirkende Neuberechnung signalisiert. Liegt der Wert im Löschzeitraum — z.B. 04.08.2012 bei einem Löschzeitraum bis 31.12.2015 — blockiert auch dieses Feld die Löschung.

Die entscheidende Frage für HR: Will man diese Person wirklich noch bis ins Jahr 2012 zurückrechnen? In der Regel ist die Antwort nein — dann kann der Eintrag entfernt werden. Im täglichen Betrieb stören diese Felder niemanden. Beim Löschen aber schon.

Daneben gibt es weitere Felder in IT0003, die seltener falsch gesetzt sind, aber ebenfalls die Löschung blockieren können:

• Abrechnen bis: Ist dieses Feld gefüllt, geht das System davon aus, dass noch abgerechnet werden soll — keine Löschung möglich.
• Nicht mehr Abrechnen bis: Liegt der Wert im aktiven Zeitraum, verhindert auch dieses Feld die Löschung.
• Korrektur der Abrechnung: Ist dieser Haken gesetzt, ist keine Löschung möglich.

Warum fällt das erst beim Löschprojekt auf?

Solange niemand versucht, Daten zu löschen, stören die Rückrechnungsdaten in IT0003 nicht. Die HR-Sachbearbeiter arbeiten mit anderen Infotypen. Und selbst die Abrechnungsexperten, die IT0003 aktiv nutzen, haben keinen Anlass, alte Rückrechnungsdaten zu bereinigen.

Erst wenn SAP ILM die Löschung anstößt, greifen die Plausibilitätsprüfungen im System. Die Logik ist simpel: Gibt es noch offene Abrechnungssteuerungsdaten? Wenn ja → nicht löschen.

Die Dimension des Problems

In einem typischen Kundensystem mit 30.000 aktiven und 80.000 historischen Personalnummern haben wir folgende Erfahrungswerte:

• 20–30 % der löschrelevanten Personalnummern haben IT0003-Einträge, die die Löschung blockieren — unabhängig davon, wie lange der Austritt zurückliegt
• Ohne Bereinigung scheitert der ILM-Löschlauf bei einem erheblichen Teil der Fälle — nicht bei wenigen Ausnahmen

Das bedeutet: IT0003 ist kein Randproblem. Es ist das zentrale Hindernis.

Der Lösungsansatz: Systematische Bereinigung vor dem Löschprojekt

Die wichtigste Erkenntnis aus unserer Projektpraxis: Die Stammdaten-Bereinigung muss eine eigene Projektphase sein — vor dem ILM-Customizing, nicht danach.

Der Ablauf:

1. Analyse: Zuerst ermitteln, wie viele Personalnummern betroffen sind. Dafür gibt es mehrere Wege: Die Tabelle PA0003 lässt sich direkt über SE16/SE16N oder per SAP-Query auswerten. Für eine komfortablere und wiederholbare Analyse empfiehlt sich ein Z-Report oder ein spezialisiertes Analyse-Tool wie unser PayrollFix, das für alle löschrelevanten Personalnummern den IT0003-Status prüft und die kritischen Felder gezielt auswertet. Ohne diese Analyse starten Sie blind in ein Projekt, dessen Aufwand Sie nicht einschätzen können.

2. Bereinigung: SAP liefert mit dem Report RPUTRBK0 ein Standard-Werkzeug für die Bereinigung der Rückrechnungsdaten in IT0003. Für Personalnummern, deren Abrechnung abgeschlossen und abgestimmt ist, können damit die Einträge in RRDAT und BDERR entfernt werden. Die zentrale Frage an HR: Muss für diese Person wirklich noch bis ins Jahr 2012 zurückgerechnet werden? Wenn nein, kann der Eintrag bereinigt werden. Bei 50.000 Personalnummern ist manuelle Pflege keine Option — hier muss automatisiert gearbeitet werden. Wichtig: Vor der Bereinigung abstimmen, ob noch Rückrechnungen ausstehen (z.B. wegen laufender Betriebsprüfung).

3. Dann erst ILM: Wenn die Datenbasis sauber ist, läuft das ILM-Customizing und der erste Löschlauf deutlich reibungsloser. Die Fehlerquote sinkt deutlich.

Fazit: Das Löschprojekt beginnt nicht bei ILM

Wer ein DSGVO-Löschprojekt in SAP HCM plant und direkt mit dem ILM-Customizing beginnt, wird bei den Löschläufen Fehlermeldungen ernten — weil die Datenbasis nicht vorbereitet ist. Infotyp 0003 ist dabei der häufigste, aber bei weitem nicht der einzige Stolperstein.

Unsere Empfehlung: Investieren Sie in eine gründliche Datenanalyse und -bereinigung, bevor Sie die erste ILM-Regel konfigurieren. Der Aufwand zahlt sich mehrfach zurück — in kürzeren Projektlaufzeiten, weniger Fehlern und einem Löschprozess, der auch nach Projektende zuverlässig funktioniert.

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