LegalHold – Vernichtungssperren setzen und verwalten in SAP® HCM
Temporäre Löschsperren auf Personalnummern bei Rechtsstreit, Audit oder behördlicher Anfrage – via Infotyp 3246. LegalHold setzt, löst und zeigt Sperren über das ILM-Regelwerk an. Massenfähig bis 100.000+ Personalnummern, mit Testlauf und revisionssicherem BAL-Protokoll.
Ihr Nutzen
Drei Gründe, warum LegalHold die saubere Antwort auf Löschsperren in SAP® HCM ist
Selektiv sperren statt pauschal aufbewahren
Sperre nur die Personalnummern und ILM-Objekte, die vom Rechtsstreit oder Audit betroffen sind. Der reguläre Löschbetrieb für alle anderen Daten läuft ungestört weiter – kein Massen-Aufbewahrungs-Workaround.
Skalierbar bis 100.000+ Personalnummern
Ein Pre-Select auf PA3246 filtert vor dem Lauf alle Personalnummern ohne Sperre weg – die LDB iteriert nicht über hunderttausende Mitarbeiter-Sätze. Ein Lauf auf einem Großmandanten läuft in Minuten, nicht Stunden.
Revisionssicher – BAL-Protokoll als Audit-Nachweis
Jedes Setzen, Lösen und Anzeigen einer Sperre wird im BAL-Log (ZHR_ILM / LEGAL_HOLD) mit Zeitstempel, Benutzer, Kurztext und ILM-Objektanzahl dokumentiert. Für Audit, DSGVO-Rechenschaftspflicht und interne Revision direkt aus SLG1 abrufbar.
Was LegalHold kann
Drei Modi, ein Report – aufgerufen über die Transaktion ZHR_ILM_LEGAL_HOLD.
Sperre einfügen
Legt Infotyp 3246-Sätze für die ausgewählten Personalnummern und ILM-Objekte an. Pflichtfeld Kurztext – die Begründung bleibt am Datensatz und ist später nachvollziehbar.
Sperre lösen
Löscht Infotyp 3246-Sätze nach Ende des Sperrgrunds. Pre-Select auf PA3246 – es werden nur Pernrs mit Sperre geladen, auch ohne Einschränkung im Selektionsbild.
Sperren anzeigen
Read-only-Übersicht aller aktiven Sperren – pro Personalnummer mit Subtyp, ILM-Objekt und Kurztext. Kein Commit, kein Lock – reines Reporting für Recht, DSGVO-Beauftragte und Revision.
BAL-Protokoll
Jede Aktion landet im Business Application Log unter Objekt ZHR_ILM / Subobjekt LEGAL_HOLD. Mit Zeitstempel, Benutzer, Kurztext und Objektanzahl – direkt aus dem Dashboard per Button aufrufbar.
So funktioniert LegalHold
In drei Schritten von der Objektauswahl zur revisionssicheren Sperre
ILM-Regelwerk wählen
Im Selektionsbild der Transaktion ZHR_ILM_LEGAL_HOLD wählen Sie die ILM-Object-Category (z.B. OT_FOR_BS) und den Policy-Type (z.B. HCM_DP). LegalHold ermittelt daraus automatisch alle zugeordneten ILM-Objekte und deren Subtypen – ein Eingriff in das SAP-Standard-Customizing entfällt.
Personalnummern und Kurztext angeben
Personalnummern per Select-Option eingrenzen, Kurztext als Sperrgrund angeben (Pflichtfeld beim Einfügen). Modus Einfügen, Löschen oder Anzeigen wählen. Der Testlauf ist Default aktiv – im Anzeigen-Modus sehen Sie alle aktiven Sperren revisionsfest.
Produktivlauf und Protokoll
Testlauf-Haken entfernen, ausführen. Das Ergebnis erscheint wahlweise als klassisches SAP-ALV oder als modernes HTML-Dashboard mit KPIs und Bento-Grid (siehe Abbildung oben). Das BAL-Log ZHR_ILM / LEGAL_HOLD wird automatisch geschrieben und ist direkt aus dem Dashboard per Button abrufbar.
Häufige Fragen zu LegalHold
Alles Wichtige auf einen Blick
Was ist der Infotyp 3246 und warum arbeitet LegalHold damit?
3246 (ILM Retention Policies) ist der SAP-Standard-Infotyp für die Vernichtungssperre in HCM. Er hält pro Personalnummer und ILM-Objekt einen Eintrag, der die reguläre Löschung verhindert, bis der Eintrag gelöscht wird. LegalHold schreibt ausschließlich in diesen Standard-Infotyp – keine Z-Tabelle, keine Parallelwelt, saubere Integration in den SAP-ILM-Prozess.Greift LegalHold in die Abrechnung oder in andere Infotypen ein?
3246 gepflegt. Abrechnungscluster, PA-Infotypen, Zeitwirtschaftsdaten, OM-Objekte – alles bleibt unverändert. LegalHold verhindert nur die Löschung der betroffenen Daten durch die ILM-Archivierung, solange der 3246-Satz aktiv ist.Wie funktioniert das bei 100.000+ Personalnummern – kippt der Lauf nicht?
SELECT DISTINCT pernr ermittelt, welche Personalnummern überhaupt eine Sperre haben. Nur diese werden geladen. Auf einem 100k-Mandanten werden aus potentiell 100.000 HR_READ_INFOTYPE-Aufrufen so typischerweise zwei- bis dreistellige Zahlen – der Lauf läuft in Minuten statt Stunden.Was passiert, wenn ich die Personalnummer-Einschränkung leer lasse?
Ist das Setzen oder Lösen einer Sperre reversibel?
Welche Berechtigungen brauchen unsere User?
P_ORGIN mit Infotyp 3246 und Aktivität W (schreiben) bzw. D (löschen) bzw. R (lesen, nur für den Anzeigen-Modus). Dadurch greifen die bestehenden HCM-Berechtigungsrollen – kein neues Rollenkonzept, kein Custom-Berechtigungsobjekt.Was zeigt der Anzeigen-Modus genau?
COMMIT ausgelöst und kein Datensatz gelockt. Ideal für DSGVO-Beauftragte, Revision und Recht.Weitere Module der PowerSuite
LegalHold ist Teil der HCM DSGVO PowerSuite – entdecken Sie die anderen Module
DataScope
360°-Scan aller SAP® HCM-Tabellen für die DSGVO-Risikoanalyse.
Mehr erfahren →RuleBoard
ILM-Regelwerke visuell verwalten und Löschfristen konfigurieren.
Mehr erfahren →AutoPurge
Automatisierte Datenlöschung nach Ablauf der gesetzlichen Fristen.
Mehr erfahren →CustomClean
Individuelle Löschregeln für Sonderfälle und kundenspezifische Daten.
Mehr erfahren →PayrollFix
Abrechnungscluster bereinigen und DSGVO-konform archivieren.
Mehr erfahren →ResetFlag
Löschkennzeichen aus fehlgeschlagenen Archivläufen sicher zurücksetzen.
Mehr erfahren →LegalHold live erleben?
Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie Sie mit LegalHold Vernichtungssperren sauber setzen, lösen und revisionssicher nachweisen – kostenlos und unverbindlich.
