Löschservice

DSGVO-Datenlöschung in SAP HCM Löschläufe? Erledigt.

Planung, Durchführung und revisionssichere Dokumentation der Löschläufe, komplett durch mich.

  • AVV nach Art. 28 inklusive
  • Protokoll je ILM-Objekt
  • Fester Jahrespreis
  • Ihre schriftliche Freigabe vor jedem Lauf
Peer HoelterhoffEin Ansprechpartner, kein Projektteam.
100+
begleitete DSGVO-Projekte

Kostenfreier Systemcheck

Sie erfahren, ob Ihr Löschverfahren bereits trägt und welche ILM-Objekte offen sind.

Unverbindlich, Antwort innerhalb eines Werktags, persönlich von mir.

Verarbeitung nur zur Bearbeitung dieser Anfrage, kein Newsletter. Was der Systemcheck voraussetztDatenschutzerklärung

So funktioniert es
Lieber direkt sprechen? +49 521 927 6162 info@hoelterhoff.consulting

Der Unterschied

Selbst löschen oder abgeben

Warum viele Unternehmen die jährlichen Löschläufe lieber auslagern.

Selbst löschen

  • Bindet Ihre knappste Ressource. Ihre SAP-HCM-Fachleute planen, prüfen und protokollieren jeden Lauf neben dem Tagesgeschäft. Andere Vorhaben rücken nach hinten.
  • Fehlerrisiko bei Sperrfristen. Falsch gesetzte Vernichtungssperren fallen erst im Audit auf.
  • Dokumentation bleibt liegen. Ohne saubere Protokolle fehlt der Nachweis.

Löschservice nutzen

  • Kein Projektteam nötig. Planung, Durchführung und Protokoll liegen bei mir, Ihr Anteil sind wenige Stunden pro Jahr.
  • Ein Thema, kein Nebenprodukt. DSGVO und Datenlöschung in SAP HCM sind mein einziges Arbeitsfeld, Aufbewahrungsfristen und Sperren bleiben gepflegt.
  • Revisionssichere Nachweise. Vollständige Protokolle je ILM-Objekt und Lauf.

Ablauf

So funktioniert der Löschservice

Sie prüfen die Simulation und geben frei, den Rest übernehme ich.

Zwei Ausgangslagen

Das Löschverfahren steht bereitsDann übernehme ich die Läufe ab dem ersten Jahr im laufenden Betrieb. Die Bestandsaufnahme ist im ersten Jahr der aufwändigste Schritt, danach bleibt es Pflege.
Es muss erst aufgebaut werdenDann bauen wir Regelwerk und Fristen zuerst auf. Diesen Aufwand weise ich getrennt aus, bevor Sie beauftragen.

Welcher Fall bei Ihnen vorliegt, zeigt der kostenfreie Systemcheck.

Vier Schritte pro Jahr

Bestands­aufnahme

Ich prüfe Regelwerk, Fristen und den Stand der ILM-Objekte.

Simulation

Testlauf ohne Datenänderung. Sie sehen vorab genau, welche Datensätze betroffen wären.

Freigabe und Lauf

Nach Ihrer schriftlichen Freigabe laufen die Löschläufe im vereinbarten Wartungsfenster.

Nachweis

Sie erhalten das vollständige Protokoll je ILM-Objekt, ablagefertig für die Revision.

Passt das zu Ihrem System?

Schildern Sie mir kurz Ihre Ausgangslage. Ich sage Ihnen ehrlich, ob der Service für Sie sinnvoll ist.

Ausgangslage schildern oder anrufen: +49 521 927 6162

Transparenz

So sieht ein Löschlauf aus

Auszug aus einem Protokoll: je ILM-Objekt nachvollziehbar, was gelöscht und was gesperrt war.

Beispielprotokoll Löschlauf DSGVO, Regelwerk M01_GDPR: Objektübersicht
ILM-ObjektJobnameDauergelöschtgesperrtStatus
HRPA_TASKARV_HRPA_TASK_PRE0803412 s1.2840beendet
HRTIM_TEVARV_HRTIM_TEV_PRE08172.140 s38.9020beendet
HRPY_RGDIRARV_HRPY_RGDIR_WRI08423.005 s21.5170beendet
HRCDE_TARV_HRCDE_T_PRE0901688 s4.0610beendet
HRPA_BNKDETARV_HRPA_BNKDET_PRE09281.317 s2.74463beendet

Beispielhafte Darstellung des Berichtsformats. In der letzten Zeile sehen Sie, wie gesperrte Sätze behandelt werden: sie bleiben unangetastet und werden in der Spalte „gesperrt“ ausgewiesen.

Referenzen

Was Kunden berichten

Rückmeldungen von Verantwortlichen aus Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden.

„Wir haben die Löschläufe drei Jahre lang selbst gestemmt. Seit der Umstellung kostet uns das Thema einen Freigabetermin im Jahr.“

Leitung SAP HCMBauzulieferer, mehr als 5.000 Mitarbeitende

„Im letzten Audit lagen die Protokolle vollständig vor. Das war vorher jedes Mal die unangenehmste Frage an meine Abteilung.“

IT-LeitungMaschinen- und Anlagenbau, mehr als 10.000 Mitarbeitende

„Die Simulation vorab hat uns überzeugt. Wir wussten genau, was gelöscht wird, bevor irgendetwas passiert ist.“

Leitung SAP HCMAutomobilzulieferer, mehr als 5.000 Mitarbeitende

Lieber erst mit einem Kunden sprechen?

Ich stelle den Kontakt zu einem Referenzkunden mit vergleichbarer Systemgröße her.

Referenzgespräch

Preis

Transparent und planbar

Der Löschservice wird als jährliche Pauschale abgerechnet. Kein Stundensatz-Risiko, keine versteckten Kosten.

Nächster Schritt

Fester Jahrespreis, verbindlich nach einem kurzen Systemcheck

Der Systemcheck ist kostenfrei und unverbindlich. Ergibt sich beim Regelwerk zusätzlicher Aufbau, weise ich ihn vor der Beauftragung getrennt aus. Sie kennen beide Summen, bevor Sie sich entscheiden.

Zum kostenfreien Systemcheck

Drei Faktoren bestimmen den Preis

MitarbeiteranzahlAktive und ausgetretene Mitarbeitende im System
Umfang der ILM-ObjekteWelche Datenbereiche in den Lauf einbezogen werden
Zustand des RegelwerksAufwand für Pflege und Aktualisierung der Fristen

Fragen

Häufige Fragen zum Löschservice

Was ist, wenn zu viel gelöscht wird?

Vor jedem Lauf steht ein Testlauf ohne Datenänderung. Sie sehen darin je ILM-Objekt, welche Datensätze betroffen wären, und geben erst danach schriftlich frei. Zusätzlich wird vor dem Lauf der vereinbarte Sicherungsstand bestätigt, so dass ein definierter Rückfallpunkt besteht. Die Löschung selbst ist endgültig, genau deshalb liegen Simulation und Freigabe davor.

Was passiert, wenn Sie ausfallen?

Berechtigte Frage bei einem Anbieter, der aus einer Person besteht. Deshalb liegt nichts allein in meinem Kopf: Regelwerk, Ablaufplan und Protokolle sind dokumentiert und liegen bei Ihnen. Für den Ausfall gilt eine vereinbarte Vertretungs- und Übergaberegelung, so dass Ihr Löschlauf weiterläuft. Die Einzelheiten halten wir im Vertrag fest.

Was ist in der Jahrespauschale enthalten?

Die vereinbarten Löschläufe eines Jahres mit allem, was dazugehört: Prüfung des Regelwerks und der Fristen, Simulation, Durchführung im abgestimmten Wartungsfenster und das vollständige Protokoll je ILM-Objekt. Welche Datenbereiche und wie viele Läufe das konkret sind, wird vor der Beauftragung schriftlich festgelegt.

Welche Laufzeit hat der Vertrag?

Beauftragt wird jeweils ein Löschjahr. Laufzeit, Verlängerung und Kündigung werden vor der Beauftragung besprochen und im Vertrag festgehalten, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen, bevor Sie unterschreiben.

Welche Zugriffe und Berechtigungen benötigen Sie?

Nur die Berechtigungen, die für die vereinbarten Löschläufe erforderlich sind, befristet auf den Zeitraum der Durchführung und nach Ihren internen Vorgaben eingerichtet. Umfang und Vergabe werden vor Beginn schriftlich festgehalten. Ihre IT behält die Kontrolle über Vergabe und Entzug.

Welche Voraussetzungen muss unser System erfüllen?

Der Löschservice setzt auf dem in Ihrem System eingerichteten Löschverfahren auf. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, welche Datenbereiche bereits abgedeckt sind und was gegebenenfalls vorher aufzubauen ist, klären wir im Systemcheck. Der ist kurz und kostet Sie nichts.

Was passiert, wenn Daten gesperrt sind?

Vernichtungssperren und Legal Holds werden vor dem Lauf ausgewertet. Gesperrte Datensätze bleiben unangetastet und werden im Protokoll ausgewiesen.

Brauchen wir dafür interne SAP-Ressourcen?

Für den Lauf selbst nicht. Sie benennen eine Ansprechperson für Rückfragen und geben das Simulationsergebnis frei. Der Zeitaufwand liegt erfahrungsgemäß bei wenigen Stunden pro Jahr.

Wie ist der Datenschutz geregelt?

Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO samt technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Unterlagen stelle ich vor Vertragsschluss zur Verfügung.

Anfrage

Löschpflicht erfüllt, ein Termin im Jahr

Schildern Sie mir Ihre Ausgangslage. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Rückmeldung von mir persönlich.

  • Unverbindliche Ersteinschätzung, ob der Service zu Ihrem System passt
  • Aufwandsschätzung und Festpreis auf Basis Ihrer Systemgröße
  • Auf Wunsch Referenzgespräch mit einem Bestandskunden
  • Muster-AVV und TOM-Übersicht vorab, wenn Sie das prüfen möchten
Ihre Anfrage landet direkt bei mir Kein Postfach, kein Vertrieb dazwischen. Ich lese sie selbst und antworte innerhalb eines Werktags.

Ihre Anfrage

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