HCM DSGVO PowerSuite – Modul 3

AutoPurge – DSGVO-Löschläufe automatisieren in SAP HCM

AutoPurge automatisiert die vollständige DSGVO-konforme Datenvernichtung in SAP HCM. Die Lösung liest Aufbewahrungsfristen direkt aus Ihrem SAP-ILM-Regelwerk, berechnet Selektionsdaten regelbasiert und plant alle Löschjobs vollautomatisch ein.

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50+

ILM-Objekte

90%

Abdeckung SAP HCM

100+

DSGVO-Projekte

Manuelle Eingriffe

Warum jetzt handeln?

Die EU-DSGVO verpflichtet Unternehmen seit dem 25. Mai 2018 zur fristgerechten Löschung personenbezogener Daten. Im SAP HCM verteilen sich diese Daten über Stammdaten, Zeitwirtschaft, Abrechnungsergebnisse und Cluster-Tabellen. Eine manuelle Löschung ist weder praktikabel noch revisionssicher.

4 %

Bußgeld bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes

1,2 Mrd. €

DSGVO-Bußgelder 2024 EU-weit verhängt

Dutzende

Tabellen und Cluster mit personenbezogenen Daten in SAP HCM

Ihr Nutzen

Drei starke Argumente für AutoPurge in Ihrem SAP-System

Vollautomatisiert – ein Klick genügt

Ein einziger Knopfdruck startet den gesamten Löschprozess über alle konfigurierten ILM-Objekte. Fristberechnung, Variantenerzeugung und Job-Einplanung laufen vollautomatisch ab – ohne manuelle Zwischenschritte.

ILM-nativ – keine Parallelpflege

AutoPurge liest Aufbewahrungsfristen direkt aus dem SAP-ILM-Regelwerk und berechnet Selektionsdaten automatisch – inklusive Monats- und Jahresendlogik für steuerlich relevante Stichtage. Keine doppelte Fristenpflege.

Revisionssicher – Audit Ready

Testlauf-Modus, lückenlose Protokollierung, mehrstufiges Berechtigungskonzept und länderspezifische Autorisierung. Jeder Löschvorgang ist nachweisbar dokumentiert.

AutoPurge in Aktion

Sehen Sie in 3 Minuten, wie AutoPurge Löschläufe automatisiert

Der Prozess: Vom Regelwerk zur Löschung

In sechs Schritten zur vollautomatischen DSGVO-Löschung

Initialisierung

Berechtigungsprüfung, Prüfung auf laufende Jobs, Bereinigung verwaister Einträge.

→ Sicherheit von Anfang an – kein Start ohne Berechtigung.

Konfiguration laden

ILM-Customizing und Policy-Status aller Objekte werden geprüft.

→ Fehlkonfigurationen werden erkannt, bevor etwas passiert.

Fristen berechnen

Aufbewahrungsfristen aus dem ILM-Regelwerk werden automatisch in Selektionsdaten umgerechnet – inklusive Monats- und Jahresend-Rundung.

→ Korrekte Stichtage ohne manuelles Rechnen.

Dashboard

Übersichtliche Anzeige: Ampelstatus (bereit/inaktiv/Fehler), Selektionsdaten, Job-Status. Per Checkbox wählen Sie die zu verarbeitenden Objekte aus.

→ Volle Transparenz vor dem Start.

Freigabe

Per Klick: Varianten erzeugen, Jobs einplanen, Event-basierte Verkettung aktivieren.

→ Ein Knopfdruck – der Rest läuft automatisch.

Ausführung

Sequenzielle Abarbeitung aller Jobs. Automatischer Cleanup nach Abschluss.

→ Kein manueller Eingriff erforderlich.

Abgedeckte Datenbereiche

Über 50 ILM-Objekte – 90 % aller relevanten Datenbestände in SAP HCM

Personalstamm

Maßnahmen, Org-Zuordnung, Vertragsinfos, digitale Personalakte

Kernbestand personenbezogener Daten

Adress- und Kontaktdaten

Wohnanschrift, Bankverbindung, Kommunikation, Notfallkontakte

Direkt personenidentifizierend

Steuerliche Daten

Steuermerkmale, ELStAM, Lohnsteuerbescheinigungen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Sozialversicherung

SV-Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen

Meldepflichten und Nachweisfristen

Zeitwirtschaft

Zeitnachweise, Abwesenheiten, Kontingente, Arbeitszeitbelege

Detaillierte Anwesenheitsdaten

Bewerberdaten

Kandidatenprofile, Bewerbungsunterlagen, Absagen

Kurze Löschfristen (6 Monate)

Kundenspezifisch

Individuelle Infotypen, Zusatztabellen, Erweiterungen

Werden oft übersehen

Sicherheit und Compliance

Datenvernichtung ist ein sensibler Prozess – AutoPurge sichert jeden Schritt ab

Testlauf-Modus

Simulation des gesamten Prozesses ohne tatsächliche Löschung. Risikofreie Validierung vor dem Produktivlauf.

Länderspezifische Berechtigung

Jeder Anwender kann nur Löschläufe für zugewiesene Länder starten. Kein Zugriff über den eigenen Bereich hinaus.

Duplikatschutz

Automatische Erkennung bereits laufender Löschjobs. Verhindert parallele Läufe auf denselben Daten.

Konfigurationsprüfung

Validierung aller Pflichtfelder und ILM-Policies vor dem Start. Fehler erkannt, bevor sie Schaden anrichten.

Automatisches Cleanup

Aufräumen fehlerhafter Jobs und verwaister Einträge. Sauberer Systemzustand nach jedem Lauf.

Lückenlose Protokollierung

Konfigurierbares Detail-Logging aller Aktionen. Nachweis für Audits und Datenschutzbeauftragte.

Häufige Fragen zu AutoPurge

Alles Wichtige auf einen Blick

Wie lange dauert die Implementierung von AutoPurge?

In der Regel weniger als 24 Stunden. Ein Transport wird eingespielt, Parametertabellen werden befüllt und ein Testlauf durchgeführt.

Wie viele ILM-Objekte deckt AutoPurge ab?

Über 50 ILM-Objekte – das entspricht 90 % aller relevanten Datenbestände im SAP-HCM-Umfeld. Darunter Personalstammdaten, Zeitwirtschaft, Adressdaten, Steuerdaten, Sozialversicherung, Bewerberdaten und kundenspezifische Erweiterungen.

Unterstützt AutoPurge auch H4S4 und ältere ECC-Releases?

Ja. Das Add-on läuft auf ECC 6.0 ab EHP 8 sowie H4S4 (S/4HANA HCM 2022 ff.). Dank generischer Tabellenzugriffe sind keine Release-spezifischen Anpassungen nötig.

Benötigen wir extra SAP-Lizenzen oder Engine-Keys?

Nein. AutoPurge nutzt ausschließlich Standard-ILM-Funktionen und eigene Cockpits. Keine neuen SAP-Engines oder Named-User-Lizenzen erforderlich.

Wie funktioniert die regelbasierte Fristberechnung?

AutoPurge liest die Aufbewahrungsfristen direkt aus der ILM-Konfiguration. Die Selektionsdaten werden automatisch berechnet – in Jahren, Monaten oder Tagen. Zusätzlich werden Datums-Offsets unterstützt: Rundung auf Monatsletzten oder Jahresende (31.12.) für steuerlich relevante Stichtage.

Sind die erzeugten Löschprotokolle revisionssicher?

Ja. Jeder Schritt wird mit Zeitstempel, User-ID und Ergebnisstatus abgelegt. Die Logs werden als Spool gespeichert und sind für Audits und Datenschutzbeauftragte jederzeit abrufbar.

Wie laufen Wartung und Updates ab?

Im Rahmen des Wartungsvertrages erhalten Sie Hotfix-Pakete und Funktions-Upgrades – zum Beispiel neue ILM-Objekte, neue Tabellen oder Optimierungen.

Weitere Module der PowerSuite

AutoPurge ist Teil der HCM DSGVO PowerSuite – entdecken Sie die anderen Module

AutoPurge live erleben?

Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie AutoPurge Ihre SAP HCM-Daten automatisch DSGVO-konform löscht – kostenlos und unverbindlich.

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