Ein öffentlicher Auftraggeber mit SAP HCM stand vor einem Problem, das auf den ersten Blick nach Systemverwaltung klingt und auf den zweiten ein Datenschutz- und Nachweisproblem ist: Über die Jahre hatten sich Millionen Spoolaufträge in SAP HCM angesammelt, und der Nummernkreis für Spoolaufträge näherte sich seiner Grenze. Einfach löschen ging nicht, denn die Listen werden zur Klärung offener Sachverhalte noch gebraucht und unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrung. Dieser Beitrag erzählt, wie aus „Spools bereinigen“ ein sauberer Archivierungs- und Löschprozess wurde, an welchen Stellen der SAP-Standard dabei still gescheitert ist und was Sie prüfen sollten, bevor Sie denselben Weg gehen.

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Der Vernichtungslauf für das ILM-Objekt PA_PIDX endet ohne Fehler, das Protokoll ist unauffällig, die Statistik leer – und die Tabelle PPOIX enthält genau so viele Sätze wie vorher. Kein Kurzdump, kein roter Jobstatus, keine erkennbare Fehlkonfiguration. Die Ursache liegt fast immer in den Plausibilitätsprüfungen des Schreibprogramms RPAR6W00: Sie greifen regelkonform, verwerfen dabei aber deutlich mehr, als man erwartet, und melden das Ergebnis unterhalb der Schwelle, auf die im Betrieb geschaut wird. Dieser Beitrag erklärt, welche drei Prüfungen das sind, welches Risiko dahintersteckt und was Sie im System prüfen sollten.

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Ein produktiver ILM-Vernichtungslauf meldet Erfolg: Millionen Datensätze wurden DSGVO-konform gelöscht. Und trotzdem bleiben am Ende einige Tausend Sätze übrig – mit kryptischen Fehlermeldungen, die niemand auf Anhieb einordnen kann. Wer schon einmal einen Löschlauf in SAP HCM begleitet hat, kennt dieses Bild.

Der Grund ist fast nie ein technischer Defekt. Der Grund sind Abhängigkeiten: Personaldaten in SAP HCM sind über Stammdaten, Zeitwirtschaft und Abrechnung hinweg eng miteinander verwoben. Ein Datensatz lässt sich nur dann vernichten, wenn die von ihm abhängigen Daten bereits gelöscht wurden – oder wenn bestimmte „Anker“-Daten bewusst erhalten bleiben. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Abhängigkeiten in fünf klare Muster.

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