Vernichten von personenbezogenen Daten in SAP-Kundentabellen
Das Umsetzen der Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO/GDPR) stellt für viele SAP-Kunden eine große Herausforderung dar. Die SAP unterstützt die Anwender hier mit der lizenzfreien Bereitstellung des Moduls SAP® Information Lifecycle Management (ILM). Das ILM-Framework umfasst diverse Programme, Funktionen und Methoden zur Abbildung eines DSGVO-konformen Regelwerkes und der Vernichtung von personenbezogenen Daten.
Zur Abbildung des Regelwerkes liefert die SAP entsprechende ILM-Objekte mit voreingestellten Bezugszeitpunkten und Bedingungen aus. Insbesondere für die Stammdatentabellen der HR-Infotypen und den Clusterdaten der Abrechnung ist dies zufriedenstellend gelöst. Was ist aber mit personenbezogenen Daten in Kundentabellen?
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Die Herausforderungen beim Löschen von Daten aus SAP HCM im Einklang mit der DSGVO
Datenschutz, SAP HCM, SAP ILMDas SAP Human Capital Management (HCM) ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen, wenn es um die Verwaltung von Personalinformationen geht. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und die Verarbeitung personenbezogener Daten zu kontrollieren. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, Daten aus SAP HCM im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO zu löschen. In diesem Blog werden wir die Herausforderungen erörtern und einige Lösungsansätze aufzeigen.
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PA_CALC: Dump TSV_UNIQUE_NUMBER_OVERFLOW
SAP HCM, SAP ILMIn unseren Projekten sind wir in den vergangenen Tagen und Wochen auf ein Problem beim Löschen von Abrechnungsdaten aus Clustertabelle PCL2 mit ILM-Objekt PA_CALC aufmerksam geworden. Dies betrifft offenbar nur Kunden, die bereits ihr SAP-HCM-System auf HANA betreiben. Hier bricht beim Löschlauf der Job mit Dump TSV_UNIQUE_NUMBER_OVERFLOW ab.
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Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung eines Löschkonzeptes in SAP HCM?
Datenschutz, SAP HCM, SAP ILMWas sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung eines Löschkonzeptes in SAP HCM? Seit Mai 2018 ist es für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), umzusetzen. Nach unseren Erfahrungen gibt es noch immer Unternehmen, die dem nicht nachgekommen sind. Dabei drohen hohe Strafen bei Nichteinhaltung der Anforderungen. So können bis zu 4% des weltweiten Konzernumsatzes als Strafe von den Datenschutzbehörden aufgerufen werden.
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Berücksichtigung weiterer Tabellen beim Löschen von HCM-Clusterdaten
SAP HCM, SAP ILMDie SAP hat das Verfahren beim Löschen von Abrechnungsdaten des Clusters PCL2 erweitert. Nach Implementierung der relevanten HCM-Support-Packages werden neben den Clusterdaten Daten aus weiteren abhängigen Datenbanktabellen für das Löschen berücksichtigt.
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Fehlermeldung HRPA_ARCH 101 bei Archivierungsobjekten ohne Vorlauf
SAP HCM, SAP ILMIn unseren Kundenprojekten ist uns während diverser Tests aufgefallen, dass es zur Fehlermeldung HRPA_ARCH101 => Nicht alle Personalnummern erfolgreich verarbeitet; starten Sie das Schreibprogramm erneut <= bei Archivierungsobjekten ohne Vorlauf kommen kann. Das Wiederholen des Schreiblaufs bringt aber immer wieder die gleiche Fehlermeldung. Das Sperren der Personalnummer durch andere Prozesse kann ausgeschlossen werden. Das Problem tritt zudem auch nur auf, wenn keine Daten zum Löschen vorhanden sind.
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Die laufende Meldungsnummer 999999 ist erreicht. Protokoll ist voll!
Datenschutz, SAP HCM, SAP ILMBeim Versuch größere Datenmengen über Transaktion SARA zu löschen, kommt es zum Problem, dass der Hintergrundjob mit der Meldung “Die laufende Meldungsnummer 999999 ist erreicht. Protokoll ist voll!” abbricht. Dies wird durch die Limitierung der Meldungsnummer auf 6 Stellen verursacht. Zumindest für ILM-Objekte auf Basis von Archivierungsobjekten, die in Transaktion SARA gelöscht werden, hat die SAP hier nun ein Update bereitgestellt, dass den harten Abbruch im Job verhindert. Weiterlesen
Neues ILM-Objekt FITV_DDLOG
Datenschutz, SAP ILMDie SAP AG hat das neue ILM-Objekt FITV_DDLOG für das Vernichten von Protokolleinträgen von gelöschten Reisen ausgeliefert.
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Vernichten von personenbezogenen Daten in SAP-Kundentabellen
Datenschutz, SAP HCM, SAP ILMVernichten von personenbezogenen Daten in SAP-Kundentabellen
Das Umsetzen der Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO/GDPR) stellt für viele SAP-Kunden eine große Herausforderung dar. Die SAP unterstützt die Anwender hier mit der lizenzfreien Bereitstellung des Moduls SAP® Information Lifecycle Management (ILM). Das ILM-Framework umfasst diverse Programme, Funktionen und Methoden zur Abbildung eines DSGVO-konformen Regelwerkes und der Vernichtung von personenbezogenen Daten.
Zur Abbildung des Regelwerkes liefert die SAP entsprechende ILM-Objekte mit voreingestellten Bezugszeitpunkten und Bedingungen aus. Insbesondere für die Stammdatentabellen der HR-Infotypen und den Clusterdaten der Abrechnung ist dies zufriedenstellend gelöst. Was ist aber mit personenbezogenen Daten in Kundentabellen?
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Löschen von betriebsinternen Daten in SAP® HCM
Datenschutz, SAP HCM, SAP ILMFür das DSGVO-konforme Löschen von betriebsinternen Daten in SAP® HCM (Infotyp 0032 – Betriebsinterne Daten) liefert die SAP für ihre Kunden das ILM-Objekt HRPA_INDAT aus. Im Infotyp Betriebsinterne Daten (0032) sind in Deutschland (neben anderen Informationen) steuerliche Daten zum Dienstwagen gespeichert (Wert des Fahrzeugs, Art der Versteuerung). Beim Löschen dieser Daten traten aber Inkonsistenzen auf.
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Fehlermeldung No such file or directory
SAP ILMBei der Umsetzung der DSGVO in SAP HCM erfolgt das Schreiben der temporären Dateien mit den Informationen der zu löschenden Daten auf einen vordefinierten Ordner im SAP-Applikationsserver. Dies erfolgt mit Transaktion SARA.
Nachdem allerdings die Tests oder auch praktischen Ausführungen der Vorlaufvarianten in der Transaktion SARA ohne weitere Komplikationen durchgelaufen sind, erscheint in den Schreibläufen dennoch ggf. die Fehlermeldung: „No such file or directory“. Diese Fehlermeldung verhindert, dass der Schreiblauf in der Transaktion SARA erfolgreich durchläuft und daher kein finaler Löschlauf der Daten für die einzelnen Infotypen angestoßen wird.
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