Spool-Archivierung in SAP HCM: Wie ein öffentlicher Auftraggeber Millionen Spoolaufträge bereinigt, ohne eine Liste zu verlieren

Ein öffentlicher Auftraggeber mit SAP HCM stand vor einem Problem, das auf den ersten Blick nach Systemverwaltung klingt und auf den zweiten ein Datenschutz- und Nachweisproblem ist: Über die Jahre hatten sich Millionen Spoolaufträge in SAP HCM angesammelt, und der Nummernkreis für Spoolaufträge näherte sich seiner Grenze. Einfach löschen ging nicht, denn die Listen werden zur Klärung offener Sachverhalte noch gebraucht und unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrung. Dieser Beitrag erzählt, wie aus „Spools bereinigen“ ein sauberer Archivierungs- und Löschprozess wurde, an welchen Stellen der SAP-Standard dabei still gescheitert ist und was Sie prüfen sollten, bevor Sie denselben Weg gehen.

Ausgangslage: Der Nummernkreis läuft voll, die Inhalte sind unverzichtbar

SAP vergibt Spoolnummern aus dem Nummernkreisobjekt SPO_NUM. Ist die Obergrenze erreicht, beginnt der Spooler wieder am Anfang des Intervalls und sucht freie Nummern. Solange regelmäßig alte Spools gelöscht werden, fällt das niemandem auf. Werden Spools aber über Jahre aufgehoben, bleibt irgendwann keine freie Nummer mehr, und jede Ausgabe scheitert: Abrechnungsprotokolle ebenso wie Begleitschreiben, die produktiv versendet werden müssen.

Beim Kunden waren es über die Jahre Millionen Spoolaufträge. Die naheliegende Lösung, das Housekeeping mit dem SAP-Standardreport RSPO1041 (Löschen alter Spoolaufträge) zu aktivieren, schied aus. Fachlich galt: Die Listen dokumentieren Abrechnungs- und Verarbeitungsläufe und werden bei Rückfragen benötigt. Nichts darf gelöscht werden, was nicht vorher gesichert ist.

Warum das heikel ist: Spools sind kein Archiv. Sie liegen in der TemSe, sind an eine Spoolnummer gebunden und lassen sich weder revisionssicher aufbewahren noch fristgerecht vernichten. Wer sie einfach behält, hat weder ein Nachweisproblem gelöst noch ein Löschkonzept erfüllt.

Lösung: Drucklistenarchivierung über ArchiveLink plus zwei eigene Reports

Der Weg war im Prinzip Standard: ABAP-Listen werden über die Drucklistenarchivierung von ArchiveLink als ALF-Dokumente im Content Repository abgelegt, erhalten einen Verwaltungssatz in der Tabelle TOADL und bleiben über die Transaktion OADR jederzeit auffindbar. Erst wenn die Ablage bestätigt ist, wird der Spool aus der Spoolverwaltung entfernt. Nach Ablauf der Verweildauer, hier 120 Monate, wird das Archivobjekt gelöscht.

Was der Standard nicht mitbringt, ist die Steuerung dieses Prozesses im Massenbetrieb. Deshalb wurden zwei kundeneigene Reports entwickelt:

1. Report für Ablage und Spool-Löschung, in zwei getrennten Modi

Der erste Report läuft in zwei Modi als getrennte Hintergrundjobs. Der Modus Ablage selektiert ABAP-Listen mit einem Mindestalter, legt je Spool den Archivauftrag an und begrenzt die Menge je Lauf, damit der Altbestand über Tage abgebaut wird, ohne die Queue zu fluten. Der Modus Löschen läuft zeitversetzt, prüft je Spool den Archivstatus und löscht ausschließlich Spools, deren Ablage bestätigt ist. Alles andere wird als „wartend“ gezählt und im Anwendungsprotokoll gemeldet, so dass eine hängende Ablagekette sofort auffällt.

Bewusst unangetastet bleiben Spools, die keine ABAP-Listen sind, etwa Formularausgaben. Sie sind für die Drucklistenarchivierung ungeeignet, und wer sie versehentlich löscht, hat Dokumente vernichtet, die es sonst nirgends gibt.

2. Report für die Löschung nach Fristablauf

Der zweite Report schließt den Kreis: Er selektiert Verwaltungssätze in TOADL, deren Löschdatum erreicht ist, löscht das Archivobjekt im Content Repository und erst nach Erfolg den Verwaltungssatz. Jede Löschung wird im Anwendungsprotokoll nachgewiesen. Ein Testlauf ist die Vorbelegung, eine Karenz in Tagen nach dem Löschdatum lässt sich in der Variante einstellen.

Wichtig für die Praxis: ArchiveLink setzt das Löschdatum bei der Ablage automatisch aus der Verweildauer der Dokumentart. Die Aufbewahrungsfrist wird also im Customizing festgelegt, nicht im Report. Das ist genau die Stelle, an der ein Löschkonzept für SAP HCM die fachliche Vorgabe liefern muss.

Wo der Standard still gescheitert ist

Das eigentlich Lehrreiche an diesem Projekt war nicht die Entwicklung, sondern die Ablagekette selbst. Sie ist asynchron: Der Report legt nur den Archivauftrag an, danach übernehmen Spooler, Queue, Ablagejob, Content Server und Rückmeldung. Fehlt an einer dieser Stellen ein Baustein, gibt es keine Fehlermeldung, sondern einen Auftrag, der in der Transaktion OAM1 mit „Keine Rückmeldung gefunden“ stehen bleibt. Zwei Ursachen, die in keinem Leitfaden zusammen stehen:

1. Logische Dateinamen ohne Datenformat

Die Drucklistenarchivierung braucht in der Transaktion FILE die logischen Dateinamen KPRO_IMPORT_EXPORT, ARCHIVLINK_FILE_READ und ARCHIVLINK_FILE_WRITE, jeweils mit logischem Pfad, Datenformat DIR und Anwendungsbereich BC. Fehlt das Datenformat, scheitert die interne Namensprüfung, ohne dass es irgendwo protokolliert wird. Der Ablagejob wird schlicht nicht eingeplant. SAP beschreibt das in Hinweis 2552635; gefunden haben wir es erst im Debugger.

2. Drucklistenverwaltung im DVS

Nach erfolgreicher Ablage versucht ArchiveLink zusätzlich einen Verwaltungssatz im Dokumentenverwaltungssystem anzulegen. Ohne DVS-Customizing scheitert dieser letzte Schritt mit „Fehler beim Erzeugen DVS Verwaltungssatz“, und der Spool bleibt im Zwischenstatus. Der Schalter „Drucklistenverwaltung im DVS deaktivieren“ in der Transaktion OAG1 löst das, siehe SAP-Hinweis 754161.

Beides sind Basis-Einstellungen, die in jedem System der Landschaft einzeln gesetzt werden müssen. Deshalb gehört heute ein Ende-zu-Ende-Nachweis je System zur Abnahme: Liste erzeugen, Ablage anstoßen, Queue verarbeiten, Verwaltungssatz prüfen, Liste über OADR anzeigen, Spool löschen.

Ergebnis

Der Prozess läuft heute durch: Archivauftrag, Ablage, Rückmeldung, Verwaltungssatz, Spool-Löschung, Nachweis im Anwendungsprotokoll. Der Nummernkreis wird täglich entlastet, die Listen bleiben zehn Jahre über OADR abrufbar, und nach Fristablauf werden sie nachweisbar vernichtet. Für den Kunden ist damit aus einem drohenden Betriebsausfall ein geregelter Bestandteil des Löschkonzepts geworden.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Erstens: Nummernkreisstand von SPO_NUM. Prüfen Sie in der Transaktion SNRO, wie nah Sie an der Obergrenze sind und wie viele Spoolaufträge in TSP01 stehen. Ein voller Nummernkreis kündigt sich nicht an.

Zweitens: Wer braucht die Listen wirklich? Klären Sie fachlich, welche Listen aufbewahrt werden müssen und wie lange. Ohne diese Vorgabe gibt es weder eine Verweildauer für die Dokumentart noch ein belastbares Löschdatum.

Drittens: Basis-Voraussetzungen der Drucklistenarchivierung. Archivgerät in SPAD, Dokumentart und Verknüpfung in OAC2 und OAC3, die drei logischen Dateinamen in FILE mit Datenformat DIR, der DVS-Schalter in OAG1, der Job ARCHIVELINK. Und zwar in jedem System, nicht nur im Entwicklungssystem.

Viertens: Nicht-Listen aussortieren. Formularausgaben und andere Spools ohne Listenformat dürfen nicht in denselben Lauf. Analysieren Sie den Bestand nach Dokumenttyp, bevor der erste Job eingeplant wird.

Fazit

Ein überlaufender Spool-Nummernkreis ist kein Basis-Thema, das man mit einem Housekeeping-Job erledigt. Sobald die Inhalte aufbewahrungspflichtig sind, wird daraus eine Frage des Löschkonzepts: sichern, nachweisen, fristgerecht vernichten. Der SAP-Standard liefert dafür die Bausteine, aber nicht den Prozess und nicht die Fehlermeldungen, wenn ein Baustein fehlt.

Der Befund aus diesem Projekt gilt zunächst für genau diese Konstellation: ABAP-Listen, Drucklistenarchivierung über ArchiveLink, zehn Jahre Aufbewahrung. Wer andere Dokumentarten oder andere Fristen hat, muss die Kette neu prüfen.

Aus über hundert DSGVO-Projekten im SAP-HCM-Umfeld nehmen wir bei hoelterhoff.consulting vor allem eines mit: Die Frage „Was darf weg?“ ist schnell beantwortet. Die Arbeit steckt in der Frage „Wie weisen wir nach, dass es weg ist und vorher gesichert war?“.

Wenn Sie Ihren Spool-Bestand einordnen oder die Aufbewahrung in Ihr Löschkonzept aufnehmen wollen: Unser Löschkonzept für SAP HCM deckt genau diese Fristen ab, und über Kontakt erreichen Sie uns direkt.