PA_PDOC und PA_PIDX in SAP HCM: Antworten auf acht Fragen zur Vernichtung von Buchungsdaten

Der Buchungslauf wird mit „Auf Indexdaten kann noch zurückgerechnet werden“ abgelehnt, in PCP0 steht der Status 70 statt 80, und nach der Belegvernichtung liegen in PPDSH weiterhin Sätze. Das sind keine Fehler, sondern das erwartete Verhalten bei der Vernichtung von Buchungsdaten in SAP HCM. Die SAP-Dokumentation erklärt es nicht ausführlich genug, deshalb hat SAP die offenen Fragen im FAQ-Hinweis 3202752 gesammelt („F&A: Archivierung/Vernichtung von Buchungsdaten der Personalabrechnungsbelege“, Version 5 vom 27.08.2025). Dieser Beitrag beantwortet die acht Fragen, ordnet sie ein und zeigt, was Sie vor dem nächsten Vernichtungslauf prüfen sollten.

PA_PDOC und PA_PIDX: wer löscht was

Die Buchungsdaten der Personalabrechnung gehen über zwei ILM-Objekte. PA_PDOC vernichtet die belegabhängigen Inhalte, etwa die Belegzeilen in PPDIT. PA_PIDX vernichtet die Indexinformation des Buchungsindex, das sind PPOIX und PPOPX. Welche Tabelleninhalte ein Objekt im Einzelnen löscht, zeigt die Transaktion AOBJ.

Die Prüfungen von PA_PIDX im Schreibprogramm haben wir in einem eigenen Beitrag zerlegt: PA_PIDX in SAP HCM: Warum der Löschlauf grün meldet und PPOIX trotzdem voll bleibt. Hier geht es um die Fragen des SAP-Hinweises, die Antworten sind knapp und lassen sich direkt im Projekt nutzen.

Die acht Fragen im Überblick

1. Welchen Status bekommt der Buchungslauf?

In PCP0 steht der Lauf auf „teilweise archiviert/teilweise vernichtet“ (Status 70/81), solange nur eines der beiden Objekte gelaufen ist. Erst wenn PA_PDOC und PA_PIDX beide gelaufen sind, steht er auf „archiviert/vernichtet“ (Status 80/82). Ein Lauf im Status 70/81 ist also kein Fehlerbild, sondern der Zwischenstand. Für PA_PIDX gilt zusätzlich: Das Schreibprogramm greift nur Läufe in den Status 40, 50, 63, 64, 70 und 81 auf, und bei 70 und 81 nur, solange das Archivattribut nicht gesetzt ist.

2. Wie lese ich das Protokoll?

Neben der Meldung „Auf Indexdaten kann noch zurückgerechnet werden“ stehen im Protokoll Informationsmeldungen zu Simulationsläufen, bereits archivierten oder gelöschten Läufen und übersprungenen Läufen. Sie sind kein Abbruch.

3. Warum lehnt das System den Lauf mit „Auf Indexdaten kann noch zurückgerechnet werden“ ab?

Weil die zugehörigen Abrechnungsergebnisse (Objekt PA_CALC) noch nicht archiviert oder gelöscht sind. Der Buchungsindex hängt am persönlich tiefsten Rückrechnungsdatum im Infotyp 0283, Subtyp 0001. Existieren für eine Personalnummer noch Abrechnungsergebnisse (siehe HRPY_RGDIR), wird der Buchungsindex nicht vernichtet, und der Status im Infotyp 0283 muss für die Abrechnungsergebnisse auf archiviert bzw. gelöscht stehen. Die Reihenfolge ist damit festgelegt: erst PA_CALC, dann PA_PIDX. Zur Meldung selbst verweist SAP auf die KBA 2127045.

Wichtig für die Praxis: Der Schalter POST ARCHI aus Hinweis 922559 (Tabelle T77S0, Gruppe POST, Semantik ARCHI) erlaubt es, den Buchungsindex schon vor den Abrechnungsergebnissen zu archivieren. Bei der Vernichtung hilft er nicht: Der Buchungsindex darf nur vernichtet werden, wenn die Abrechnungsergebnisse archiviert oder vernichtet sind oder das tiefste Rückrechnungsdatum im Infotyp 0283 entsprechend gesetzt ist.

4. Wie wird selektiert?

Maßgeblich sind Buchungslauf und Personalnummer. Hat auch nur eine Personalnummer noch nicht archivierte Abrechnungsergebnisse, wird der gesamte Buchungslauf übersprungen. Dasselbe passiert, wenn eine Personalnummer über das ILM-Framework gegen Löschen gesperrt ist.

5. Warum bleiben nach PA_PDOC Sätze in PPDSH?

Weil die Headertabelle PPDSH bewusst nicht gelöscht wird. Sie hält die Belegerstellung des ursprünglich gebuchten Laufs lückenlos nachvollziehbar, personalnummernbezogene Daten enthält sie nach der Vernichtung nicht mehr. Ab Release 608 lassen sich Inhalte aus PPDSH mit dem Hinweis 3508150 löschen.

6. Wie reorganisiere ich Simulationsläufe und nicht gebuchte Produktivläufe?

Mit dem Report RPCIPQ00. Er löscht die Indexdaten (z. B. PPOIX) und die Buchungszeilen in PPDIT dieser Läufe. Die Lauf- und Attributhistorie bleibt stehen, ab Release 608 lässt sie sich mit dem Hinweis 3508150 teilweise löschen.

7. Welche Tabelleninhalte werden gelöscht?

Das zeigt die Transaktion AOBJ je Archivierungsobjekt.

8. Wann darf der Buchungsindex vernichtet werden?

Wenn die zugehörigen Abrechnungsergebnisse archiviert oder vernichtet sind oder das persönlich tiefste Rückrechnungsdatum im Infotyp 0283 entsprechend gesetzt ist.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Unsere Checkliste für den nächsten Lauf:

Erstens: die Reihenfolge. Läuft die Vernichtung der Abrechnungsergebnisse (PA_CALC) vor PA_PIDX? Wenn nicht, ist die Ablehnung der Buchungsläufe zu erwarten.

Zweitens: der Infotyp 0283. Prüfen Sie bei abgelehnten Personalnummern Status und tiefstes Rückrechnungsdatum im Subtyp 0001.

Drittens: PCP0. Sehen Sie bei Läufen im Status 70/81 nach, welches der beiden Objekte noch aussteht, bevor Sie einen Fehler vermuten.

Viertens: gesperrte Personalnummern. Eine ILM-Sperre genügt, damit der gesamte Buchungslauf übersprungen wird.

Fünftens: PPDSH. Verbleibende Kopfsätze sind gewollt. Wer sie entfernen will, braucht mindestens Release 608 und den Hinweis 3508150.

Fazit

Die meisten Auffälligkeiten bei der Vernichtung von Buchungsdaten sind Abhängigkeiten, keine Fehler: Der Buchungsindex wartet auf die Abrechnungsergebnisse, der Status 70/81 auf das zweite Objekt, und PPDSH bleibt absichtlich stehen. SAP ergänzt den Hinweis 3202752 laufend, schauen Sie deshalb vor jeder Umsetzung in die aktuelle Fassung.

Aus über hundert DSGVO-Projekten im SAP-HCM-Umfeld nehmen wir bei hoelterhoff.consulting vor allem eines mit: Eine abgelehnte Personalnummer im Protokoll ist meist die Folge einer Reihenfolge, die nicht eingehalten wurde. Wer die Abhängigkeiten zwischen PA_CALC, PA_PDOC und PA_PIDX einmal sauber dokumentiert, spart sich bei jedem Lauf die Fehlersuche. Einen weiteren Fall rund um PA_PIDX beschreibt unser Beitrag zu GETWA_NOT_ASSIGNED beim Löschen des Buchungsindex.

Wenn Sie Ihre Löschläufe und deren Protokolle zentral auswerten wollen, statt jede Meldung einzeln zu verfolgen, schauen Sie sich RunScope an. Und wenn Sie Ihre Protokolle einordnen lassen wollen, sprechen Sie uns an. Schicken Sie uns dafür nur die Meldung ohne Personenbezug (Meldungstext, Objekt, Hinweisstand).

Quelle: SAP-Hinweis 3202752, Version 5, freigegeben am 27.08.2025 (Anmeldung bei SAP for Me erforderlich). Hinweis- und Releaseangaben bitte am eigenen System gegenprüfen.