Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?

„Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?“ ist die erste Frage in jedem Projekt — und die, auf die es am wenigsten ehrliche Antworten gibt. Die übliche Auskunft lautet „kommt darauf an“. Das stimmt zwar, hilft aber niemandem, der ein Budget beantragen muss. Deshalb hier der Versuch einer konkreten Antwort: die echten Aufwandstreiber, typische Projektphasen mit Personentage-Spannen aus unserer Projekterfahrung und die Stellschrauben, mit denen Sie die Kosten senken.

Die genannten Spannen sind Erfahrungswerte aus DSGVO-Projekten in SAP HCM seit 2017. Ihr konkretes Projekt kann darunter oder darüber liegen — die Treiber dafür finden Sie direkt im nächsten Abschnitt.

Was die Kosten wirklich treibt

Zwei Projekte mit gleicher Mitarbeiterzahl können sich im Aufwand um den Faktor drei unterscheiden. Die Unterschiede entstehen fast immer an denselben Stellen:

• Datenbestand: Nicht die aktiven Mitarbeiter kosten Aufwand, sondern die Historie — ausgetretene Mitarbeiter, Altdaten aus Jahrzehnten, mehrere Mandanten.
• Länderorganisationen: Jedes Land (MOLGA) bringt eigene Fristen und eigene Regelwerks-Ausprägungen mit. Ein deutsches Ein-Länder-System ist ein anderes Projekt als ein internationaler Konzern.
• Z-Tabellen-Bestand: Kundeneigene Tabellen mit Personenbezug deckt der ILM-Standard nicht ab — jede muss gefunden, bewertet und integriert werden. Wie das geht, beschreibt unser Praxisleitfaden zu Z-Tabellen.
• Datenqualität: Veraltete Rückrechnungsdaten in Infotyp 0003 blockieren typischerweise 20–30 % aller Löschvorgänge — deren Bereinigung ist oft ein eigenes Arbeitspaket.
• Abstimmungsaufwand: Fristenkatalog und Löschkonzept brauchen HR, IT, Datenschutz und Betriebsrat an einem Tisch. Die Kalenderzeit kostet hier oft mehr als die Personentage.

Die Projektphasen mit typischen Spannen

Ein DSGVO-Löschprojekt in SAP HCM folgt fast immer denselben Phasen — hier mit Personentage-Spannen für ein mittelgroßes Ein-Länder-System:

• Analyse und Dateninventur (ca. 5–10 PT): Welche personenbezogenen Daten liegen wo? Infotypen, Cluster, Z-Tabellen — mit Werkzeugunterstützung deutlich am unteren Rand.
• Fachliches Löschkonzept (ca. 10–20 PT, verteilt über mehrere Wochen): Fristenkatalog, Verantwortlichkeiten, Abstimmung mit allen Beteiligten. Den Ablauf beschreibt unser Leitfaden zum Löschkonzept.
• Technische ILM-Umsetzung (ca. 15–30 PT): Business Functions, Audit-Bereiche, Regelwerk-Customizing, Aufbewahrungsregeln je ILM-Objekt.
• Programmierung kundeneigener Bedingungen und Zeitbezüge (ca. 5–15 PT, je nach Anforderung): Reichen die von SAP ausgelieferten Bezugszeitpunkte und Bedingungen nicht aus — etwa weil Fristen an unternehmensspezifische Ereignisse oder Organisationsmerkmale geknüpft sind —, müssen eigene Zeitbezüge und Bedingungen per BAdI-Implementierung entwickelt werden. Ein klassisches ABAP-Arbeitspaket, das in Budgetplanungen regelmäßig fehlt.
• Z-Tabellen-Integration (stark variabel, ca. 5–25 PT): Abhängig von Anzahl und Zustand der Kundentabellen — mit generischer Lösung statt Einzelentwicklung am unteren Rand.
• Testläufe, Blocker-Bereinigung, produktiver Lauf (ca. 10–20 PT): Testlauf im Qualitätssystem, Bereinigung der Löschblocker, Freigabe, produktive Vernichtung samt Protokollierung.

In Summe landen kleinere und mittlere Ein-Länder-Systeme typischerweise bei etwa 45–80 Personentagen bis zum ersten produktiven Löschlauf. Komplexe internationale Systeme mit vielen Ländern, Mandanten und Z-Tabellen liegen deutlich darüber — dort sind dreistellige PT-Zahlen keine Seltenheit. Wichtig fürs Budget: Das ist kein einmaliger Betrag. Der laufende Betrieb (jährliche Löschrunden, Regelwerk-Pflege bei Gesetzesänderungen) kommt hinzu.

Was die Kosten senkt

Drei Hebel verkürzen Projekte in der Praxis am stärksten:

• Schrittweise statt 100 Prozent: Zuerst die Datenbereiche mit dem größten Volumen und der klarsten Rechtslage produktiv bringen, dann erweitern. Das verteilt Budget und liefert früh vorzeigbare Ergebnisse.
• Werkzeuge statt Handarbeit: Analyse (DataScope), Regelwerks-Pflege (RuleBoard) und automatisierte Löschläufe (AutoPurge) ersetzen die aufwendigsten manuellen Arbeitspakete. Die Module der HCM DSGVO PowerSuite werden je Modul lizenziert — Preise nennen wir Ihnen im individuellen Angebot.
• Betrieb auslagern: Wer die jährlichen Löschrunden nicht intern stemmen will, vergibt sie als Managed Service. Die jährliche Pauschale richtet sich nach drei Faktoren: Mitarbeiteranzahl im System, Systemkomplexität und Löschfrequenz.

Die Kosten des Nicht-Handelns

Zur ehrlichen Rechnung gehört die Gegenseite: Verstöße gegen die Löschpflichten können nach Art. 83 DSGVO mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Dazu kommen Audit-Findings, Aufwände bei Auskunftsersuchen über Altdatenbestände — und ein sehr praktischer Punkt: Wer vor der Migration auf H4S4 oder SuccessFactors nicht aufräumt, migriert und bezahlt jahrzehntealte Datenberge mit.

Häufige Fragen zu den Kosten

Geht das auch ohne externe Beratung?
Grundsätzlich ja — ILM ist in der ERP-Lizenz enthalten, alle Werkzeuge sind im System. In der Praxis scheitern interne Projekte selten an der Technik, sondern an fehlender Projekterfahrung mit den Stolpersteinen (Löschreihenfolge, IT0003, Z-Tabellen) — und genau dort entstehen die teuren Schleifen.

Wie lange dauert ein Projekt in Kalenderzeit?
Mit schrittweisem Vorgehen sind erste produktive Löschläufe typischerweise nach zwei bis drei Monaten erreichbar — die Abstimmung des fachlichen Konzepts ist dabei meist der Taktgeber.

Was kostet die PowerSuite?
Die Module werden einzeln lizenziert, der Preis hängt vom Funktionsumfang und der Systemlandschaft ab. Wir erstellen ein individuelles Angebot — unverbindlich und kurzfristig.

Was ist der günstigste Einstieg?
Unser kostenloser DSGVO-Readiness-Check zur Selbsteinschätzung, eines unserer kostenlosen Webinare — oder eine kompakte Analyse Ihres Systems als Startpunkt mit kleinem Budget.

Fazit

Die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM ist budgetierbar, wenn man die Treiber kennt: Datenbestand, Länder, Z-Tabellen, Datenqualität und Abstimmungswege. Wer schrittweise vorgeht und die manuellen Arbeitspakete durch Werkzeuge ersetzt, kommt mit einem mittleren fünfstelligen Beratungsbudget zum ersten produktiven Löschlauf — und macht aus dem Einmalprojekt einen planbaren jährlichen Prozess.

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