„Was kostet die DSGVO-Umsetzung in SAP HCM?“ ist die erste Frage in jedem Projekt – und die, auf die es am wenigsten ehrliche Antworten gibt. Die übliche Auskunft lautet „kommt darauf an“. Das stimmt zwar, hilft aber niemandem, der ein Budget beantragen muss. Deshalb hier der Versuch einer konkreten Antwort: die echten Aufwandstreiber, typische Projektphasen mit Personentage-Spannen aus unserer Projekterfahrung und die Stellschrauben, mit denen Sie die Kosten senken.
Jedes Löschkonzept für SAP HCM steht und fällt mit einer Frage: Wie lange müssen welche Personaldaten aufbewahrt werden? Die Antwort verteilt sich auf Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und zivilrechtliche Verjährungsfristen – und hat sich zuletzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sogar verändert. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Personaldaten zusammen und zeigt, wie Sie daraus einen Fristenkatalog für Ihr ILM-Regelwerk machen.
Das DSGVO-Löschprojekt läuft, die Infotypen sind über SAP ILM abgedeckt – und dann die Frage im Audit: „Was ist eigentlich mit Ihren Z-Tabellen?“ Kundeneigene Tabellen sind der häufigste blinde Fleck in SAP-HCM-Löschkonzepten. Sie entstehen über Jahre durch Eigenentwicklungen, Schnittstellen und Migrationen, enthalten oft hochsensible Personaldaten – und werden von keiner Standard-Löschfunktion erfasst. Dieser Praxisleitfaden zeigt, wie Sie Z-Tabellen DSGVO-konform löschen: finden, bewerten, bereinigen.
Die DSGVO verpflichtet jedes Unternehmen, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Im SAP HCM ist das leichter gefordert als getan: Personaldaten verteilen sich auf hunderte Infotypen, Abrechnungscluster und kundeneigene Tabellen. Ohne ein belastbares Löschkonzept für SAP HCM bleibt jeder Löschlauf Stückwerk – und die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO unerfüllt.
Mit SAP-Hinweis 2774596 – HCMDP: Löschen von personenbezogenen Daten im HCM (Mai 2019) hat die SAP vier weitere ILM-Objekte für SAP® HCM mit der Funktion für die Datenarchivierung und Datenvernichtung an ihre Kunden veröffentlicht. Damit erhalten SAP-Kunden jetzt auch im Standard, die Möglichkeit personenbezogene Daten aus den Infotypen 0024 (HR: Qualifikationen), 0025 (HR: Beurteilungen), 0655 (HR: ESS-Einstellungen Entgeltnachweis) und 0666 (HR: Planung Personalkosten) zu löschen.
