Weniger Daten, schnellere Migration, niedrigere Kosten – so vermeiden Sie es, Altlasten ins neue System zu schleppen.

Die Entscheidung ist gefallen: Ihr Unternehmen migriert von SAP HCM zu H4S4 oder SAP SuccessFactors. Die Projektpläne werden geschrieben, die Budgets kalkuliert, die Teams zusammengestellt. Doch bevor Sie den ersten Datensatz übertragen, sollten Sie einen kritischen Blick auf das werfen, was Sie eigentlich migrieren wollen.

Denn die Erfahrung zeigt: Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel unnötiger Ballast sich über die Jahre in ihrem SAP HCM angesammelt hat – und welche Konsequenzen es hat, diesen einfach mitzunehmen.

Das Problem: Wenn Datenmüll die Migration ausbremst

In einem typischen SAP HCM-System, das über 10 oder mehr Jahre gewachsen ist, schlummern enorme Datenmengen. Infotypen ausgeschiedener Mitarbeiter, Zeitwirtschaftsdaten längst abgeschlossener Perioden, Abrechnungscluster vergangener Jahrzehnte, Protokolle und Archivlinks – die Liste ist lang. Die Frage ist nicht, ob diese Daten existieren.

Die Frage ist: Müssen sie wirklich ins neue System?

Die ehrliche Antwort lautet in den meisten Fällen: Nein. Studien und Praxiserfahrungen zeigen, dass 60–70 % der historischen Personaldaten in SAP HCM entweder rechtlich löschpflichtig sind oder keinen operativen Nutzen mehr haben. Dennoch werden sie oft 1:1 migriert – mit weitreichenden Folgen.

Die Konsequenzen einer Migration ohne Vorbereinigung

Wer Altdaten ungeprüft ins Zielsystem überträgt, zahlt mehrfach:

• Längere Migrationszeiten: Mehr Daten bedeuten mehr Transfervolumen, mehr Transformationslogik und mehr Testaufwand. Was mit bereinigten Daten in Wochen erledigt wäre, zieht sich über Monate.
• Höhere Lizenzkosten: Sowohl H4S4 als auch SuccessFactors berechnen Kosten basierend auf Datenvolumen oder Nutzeranzahl. Jeder Datensatz, der nicht hätte migriert werden müssen, kostet bares Geld – Jahr für Jahr.
• DSGVO-Risiken im neuen System: Personenbezogene Altdaten, die längst hätten gelöscht werden müssen, werden ins Zielsystem übertragen. Damit importieren Sie nicht nur Daten, sondern auch Compliance-Risiken und potenzielle Bußgelder.
• Performance-Einbußen: Ein aufgeblähtes System ist ein langsames System. Reports, Auswertungen und Systemkopien dauern unnötig lange.

Die Lösung: Datenreduktion vor der Migration

Die gute Nachricht: Mit einer systematischen Datenbereinigung vor der Migration lassen sich all diese Probleme vermeiden. Bei hoelterhoff.consulting setzen wir dafür auf unser bewährtes 5-Stufen-Modell in Kombination mit der HCM DSGVO PowerSuite.

1. Scope & Fristen definieren
Gemeinsam mit HR, IT und Datenschutz klären wir: Welche Daten müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden? Welche sind operativ noch relevant? Und welche können – und müssen – gelöscht werden? Das Ergebnis ist eine klare Löschmatrix, die als Grundlage für alle weiteren Schritte dient.

2. Transparenz schaffen mit DataScope
Sie können nicht löschen, was Sie nicht kennen. Mit unserem Tool DataScope analysieren wir Ihre gesamte SAP HCM-Landschaft: Standardtabellen, Cluster, Z-Tabellen, Archivlinks und Protokolle. Das Ergebnis ist eine vollständige Bestandsaufnahme aller personenbezogenen Daten – inklusive der versteckten Dateninseln, die bei manuellen Analysen oft übersehen werden.

3. SAP ILM Integration
Auf Basis der Analyse verankern wir das Löschregelwerk direkt in SAP ILM (Information Lifecycle Management). Sperrlogiken, Aufbewahrungsfristen und Eventsteuerung werden zentral konfiguriert – als stabiles Fundament für die automatisierte Löschung.

4. Automatisierte Bereinigung mit AutoPurge & CustomClean
Hier endet die manuelle Arbeit. AutoPurge führt die Löschungen planbar, skalierbar und mit eingebautem Vier-Augen-Prinzip durch. CustomClean erweitert die Löschfähigkeit auf Ihre Z-Tabellen – rein durch Customizing, ohne eine Zeile ABAP-Code. Simulationen und Quality-Gates stellen sicher, dass nur das gelöscht wird, was gelöscht werden soll.

5. Dokumentation & Audit-Sicherheit
Jede Löschung wird revisionssicher protokolliert. KPIs wie Löschquote und Datenreduktion machen den Fortschritt messbar. So können Sie gegenüber Datenschutzbeauftragten und Prüfern nachweisen, dass Sie mit einem sauberen, DSGVO-konformen Datenbestand in die Migration starten.

Das Ergebnis: Messbare Vorteile auf allen Ebenen

Unternehmen, die vor der Migration bereinigen, profitieren mehrfach:

• Bis zu 40 % geringere Lizenzkosten im Zielsystem durch reduzierten Datenbestand
• Wochen kürzere Migrationszeiten durch weniger Datenvolumen und Testaufwand
• DSGVO-Konformität ab Tag 1 – keine Altlasten, keine Bußgeldrisiken
• Bessere Performance durch schlankere Datenbanken
• 80 % weniger manueller Aufwand durch automatisierte Prozesse

Fazit: Aufräumen vor dem Umzug lohnt sich

Eine Migration zu H4S4 oder SuccessFactors ist die ideale Gelegenheit, mit einem sauberen Datenbestand neu zu starten. Wer vorher aufräumt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern vermeidet auch, Compliance-Risiken ins neue System zu importieren.

Mit dem 5-Stufen-Modell und Werkzeugen wie DataScope, AutoPurge und CustomClean machen Sie Ihr SAP HCM fit für die Migration – fokussiert, messbar und ohne ABAP-Workarounds.

Ihr nächster Schritt

Sie planen eine Migration und möchten wissen, wie viel Einsparpotenzial in Ihrem SAP HCM schlummert? Ich biete Ihnen ein unverbindliches Erstgespräch an, in dem wir gemeinsam analysieren, welche Datenreduktion vor Ihrer Migration realistisch ist – und wie Sie diese effizient umsetzen.