PG492 in SAP HCM: Warum sich Vernichtungssperren für PA_CALC, PA_TIME und PA_LDOC plötzlich nicht mehr setzen lassen

Wer in einem aktuellen SAP-HCM-System eine Vernichtungssperre über den Infotyp 3246 anlegen will, kann eine Überraschung erleben: Für die Archivierungsobjekte PA_CALC (Abrechnungsergebnisse), PA_TIME (Zeitauswertungsergebnisse) und PA_LDOC (Langzeitdokumente) quittiert das System den Versuch mit der Meldung PG492 – „Vernichtungssperren für das Objekt legen Sie mit Transaktion ILM_LHM an“. Der Eintrag im Infotyp 3246 wird nicht geschrieben. In diesem Beitrag erklären wir, warum das so ist, welches Risiko dahinter steckt und was Sie jetzt prüfen sollten.

Was ist passiert?

Mit SAP-Hinweis 3052671 (Oktober 2021) hat SAP die Anlage von IT3246-Sätzen für die drei genannten Archivierungsobjekte bewusst unterbunden. Gesteuert wird das Verhalten über den Systemschalter ADMIN/ILMLH in der Tabelle T77S0. Ist der Schalter aktiv, verweigert das System die Anlage — im Dialog (PA30) genauso wie über Schnittstellen wie den Funktionsbaustein HR_INFOTYPE_OPERATION, den viele Kundenlösungen zum massenhaften Setzen von Sperren nutzen.

In der klassischen ECC-Welt kommt dieses Verhalten nur zum Tragen, wenn der Hinweis eingespielt (HR-Support-Package ab Ende 2021) und der Schalter aktiv gesetzt ist. In SAP HCM for S/4HANA (H4S4) ist die Logik dagegen von Anfang an Bestandteil der Auslieferung — deshalb fällt das Thema vielen Kunden erst bei oder nach der H4S4-Migration auf.

Warum macht SAP das?

Der Grund ist fachlich nachvollziehbar: Ein Sperrsatz im Infotyp 3246 schützt die Daten in der Datenbank — bei bereits archivierten Daten aber nur genau ein Archivfile. Hat ein Unternehmen für Abrechnungs- oder Zeitergebnisse mehrere Archivierungsläufe durchgeführt, bleiben die weiteren Archivdateien ungeschützt und können trotz vermeintlicher Sperre vernichtet werden. SAPs Antwort darauf ist das ILM Legal Hold Management (Transaktion ILM_LHM): Ein „Legal Case“ bündelt beliebig viele Objekte (etwa Personalnummern), durchsucht beim Setzen des Holds auch bestehende Archivdateien und schützt ebenso künftige Archivläufe (SAP-Hinweise 3230376/3261291: „ILM Legal Hold instead of IT3246″).

Ein verbreitetes Missverständnis übrigens: Es muss nicht pro Personalnummer ein eigener Legal Case angelegt werden. Ein Case ist ein Container — die Massenaufnahme von Personalnummern ist über E-Discovery-Reports im Batch ausdrücklich vorgesehen und wurde von SAP für große Datenmengen ertüchtigt (Hinweis 2946203).

Das eigentliche Risiko: der stille Fehler

Kritisch wird es, wenn Sperren maschinell gesetzt werden und niemand die Rückmeldung prüft. Liefert der Setz-Report die PG492 nur als Zeile im Protokoll — oder verschluckt er sie ganz —, entsteht eine gefährliche Lücke: Die Fachabteilung geht davon aus, dass eine Vernichtungssperre besteht, tatsächlich existiert aber kein Sperrsatz. Beim nächsten Vernichtungslauf werden Abrechnungs- oder Zeitdaten vernichtet, die etwa wegen eines laufenden arbeitsgerichtlichen Verfahrens hätten aufbewahrt werden müssen. Das ist kein theoretisches Szenario, sondern ein handfestes Compliance-Risiko.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Prüfen Sie erstens in der Tabelle T77S0, ob der Eintrag ADMIN/ILMLH in Ihrem System gesetzt ist — in H4S4-Systemen ist davon auszugehen. Prüfen Sie zweitens, ob Ihre Prozesse oder Eigenentwicklungen Vernichtungssperren für PA_CALC, PA_TIME oder PA_LDOC setzen, und ob deren Protokolle Fehler der Anlage sichtbar machen. Kontrollieren Sie drittens für die Vergangenheit, ob vermeintlich gesetzte Sperren tatsächlich in der Tabelle PA3246 angekommen sind. Und wägen Sie viertens ab, wie Sie künftig arbeiten wollen: Das Deaktivieren des Schalters bringt den alten Weg zurück, opfert aber den Schutz mehrfach archivierter Bestände — der von SAP vorgesehene Weg für diese drei Objekte ist ILM_LHM.

Was das für unser Modul LegalHold bedeutet

Unser PowerSuite-Modul LegalHold setzt Vernichtungssperren massenhaft und protokolliert das Ergebnis pro Personalnummer und ILM-Objekt. Mit dem aktuellen Update reagiert LegalHold explizit auf den ILMLH-Schalter: Ist er aktiv, werden die drei betroffenen Archivierungsobjekte selektiv übersprungen und im Protokoll klar als „nicht gesetzt — bitte via ILM_LHM anlegen“ ausgewiesen, statt still zu scheitern. Alle übrigen ILM-Objekte (z. B. Infotyp-Vernichtungsobjekte wie HRPA_* oder länderspezifische HRC*-Objekte) sind von der SAP-Sperre nicht betroffen und werden unverändert verarbeitet. Die native ILM_LHM-Integration für die drei Archivobjekte — ein Legal Case, Massenaufnahme, Propagation auf Archivdateien — steht auf unserer Roadmap.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr System betroffen ist, oder Unterstützung bei der Umstellung auf ILM_LHM brauchen: Sprechen Sie uns an.