Aufbewahrungsfristen für Personaldaten in SAP HCM – der Fristenkatalog

Jedes Löschkonzept für SAP HCM steht und fällt mit einer Frage: Wie lange müssen welche Personaldaten aufbewahrt werden? Die Antwort verteilt sich auf Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und zivilrechtliche Verjährungsfristen — und hat sich zuletzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sogar verändert. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Personaldaten zusammen und zeigt, wie Sie daraus einen Fristenkatalog für Ihr ILM-Regelwerk machen.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Wir beraten zur technischen Umsetzung von Lösch- und Aufbewahrungsregeln in SAP HCM — die rechtsverbindliche Festlegung der für Ihr Unternehmen geltenden Fristen gehört in die Hände Ihrer Rechtsabteilung oder Ihres Rechtsbeistands.

Warum es nicht „die eine Frist“ gibt

Die DSGVO selbst nennt keine konkreten Aufbewahrungsfristen. Sie verlangt nur, dass Daten gelöscht werden, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht (Art. 17 Abs. 1, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Die Fristen kommen aus den Fachgesetzen — und dieselbe Information kann je nach Funktion unterschiedlichen Fristen unterliegen: Eine Reisekostenabrechnung ist als Buchungsbeleg 8 Jahre aufzubewahren, das zugehörige Lohnkonto 6 Jahre, und arbeitsrechtliche Ansprüche daraus verjähren bereits nach 3 Jahren.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen im Überblick

Stand: Juni 2026. Ohne Gewähr — maßgeblich ist die rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Die Änderung durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Was nach Entlastung klingt, bedeutet für Löschkonzepte zunächst Arbeit: Bestehende Regelwerke, die pauschal mit 10 Jahren für Belege rechnen, bewahren jetzt zwei Jahre zu lange auf — und verstoßen damit gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Eine Aufbewahrung über die gesetzliche Frist hinaus braucht eine eigene Rechtfertigung. Prüfen Sie also nicht nur, ob Ihr Regelwerk zu früh löscht — sondern auch, ob es zu spät löscht.

Fristbeginn: der unterschätzte Teil des Fristenkatalogs

In der Praxis entstehen die meisten Fehler nicht bei der Fristdauer, sondern beim Fristbeginn. Drei Muster sind zu unterscheiden:

• Kalenderjahresprinzip: Steuerliche Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist (§ 147 Abs. 4 AO) — nicht mit dem Erstellungsdatum des Dokuments.
• Ereignisprinzip: Fristen wie bei Bewerberdaten oder Unfallanzeigen laufen ab einem konkreten Ereignis (Absage, Anzeige).
• Bedingungsprinzip: Die SV-Entgeltunterlagen hängen am Termin der letzten Betriebsprüfung — ein Datum, das beim Anlegen des Datensatzes noch gar nicht feststeht.

Genau diese Unterscheidung muss später im ILM-Regelwerk abgebildet werden — etwa über den Audit-Bereich und das Bezugsdatum der Aufbewahrungsregel. Ein Fristenkatalog, der nur Jahre zählt, aber den Fristbeginn nicht definiert, ist technisch nicht umsetzbar.

Vom Fristenkatalog ins ILM-Regelwerk

Liegt der Fristenkatalog vor, wird er auf ILM-Objekte abgebildet: Jede Datenkategorie entspricht einem oder mehreren ILM-Objekten (z. B. PA_CALC für die Abrechnungsergebnisse der Entgeltabrechnung oder HRTIM_ABS für Abwesenheiten), je Objekt werden Frist und Bezugsdatum als Aufbewahrungsregel hinterlegt. Wie der gesamte Weg vom fachlichen Konzept bis zum produktiven Löschlauf aussieht, beschreiben wir ausführlich in unserem Leitfaden „Löschkonzept für SAP HCM erstellen und umsetzen“.

Zwei Praxis-Hinweise aus unseren Projekten:

• Differenzierung nach Land und Organisationsmerkmalen: In internationalen Systemen gelten je Land (MOLGA) andere Fristen. Das Regelwerk muss entsprechend differenzieren — bei vielen Objekten und Ländern wird die Pflege schnell unübersichtlich. Für die zentrale Sicht auf alle Aufbewahrungsregeln haben wir RuleBoard entwickelt.
• Laufende Verfahren: Betriebsprüfungen und Rechtsstreitigkeiten setzen Löschfristen faktisch aus. Solche Fälle gehören nicht ins Regelwerk, sondern in temporäre Vernichtungssperren (Legal Holds).

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen in SAP HCM

Gibt die DSGVO konkrete Löschfristen vor?
Nein. Die DSGVO verlangt die Löschung, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Die konkreten Fristen ergeben sich aus den Fachgesetzen — etwa AO, EStG, SGB oder BGB.

Welche Frist gilt, wenn mehrere Fristen auf dieselben Daten zutreffen?
Die längste einschlägige Aufbewahrungspflicht bestimmt, wann gelöscht werden darf. Eine Reisekostenabrechnung mit Belegfunktion fällt z. B. unter die 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege, auch wenn arbeitsrechtliche Ansprüche schon nach 3 Jahren verjährt sind.

Dürfen Daten länger aufbewahrt werden als gesetzlich gefordert?
Nur mit eigener Rechtfertigung. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) verbietet die Aufbewahrung „auf Vorrat“. Wer pauschal länger speichert, riskiert dieselben Konsequenzen wie beim Nicht-Löschen.

Wie kommen die Fristen technisch ins SAP-System?
Über die Aufbewahrungsregeln des SAP ILM: Je ILM-Objekt werden Frist und Bezugsdatum hinterlegt (Transaktion IRMPOL). Die Löschläufe werten diese Regeln aus und vernichten nur Daten, deren Frist abgelaufen ist.

Was passiert mit Daten, deren Frist noch läuft, die aber nicht mehr gebraucht werden?
Sie werden gesperrt statt gelöscht: Die Verarbeitung wird eingeschränkt (Art. 18 DSGVO), der Zugriff auf die Daten reduziert — gelöscht wird erst nach Fristablauf.

Fazit

Der Fristenkatalog ist das Fundament jedes Löschkonzepts: ohne saubere Fristen samt definiertem Fristbeginn kein umsetzbares ILM-Regelwerk. Die Verkürzung der Belegaufbewahrung durch das BEG IV zeigt zugleich, dass ein Fristenkatalog kein statisches Dokument ist — er muss bei Gesetzesänderungen nachgezogen werden, ebenso wie die dahinterliegenden Aufbewahrungsregeln im System.

Sie möchten Ihren Fristenkatalog in ein ILM-Regelwerk überführen — oder prüfen, ob Ihr bestehendes Regelwerk noch dem aktuellen Stand entspricht? Sprechen Sie uns an.

Disclaimer: hoelterhoff.consulting erbringt keine Rechtsberatung. Alle genannten Fristen und Rechtsgrundlagen dienen der Orientierung für die technische Umsetzung in SAP HCM und ersetzen nicht die Prüfung durch Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand.