Vernichtungssperre in SAP HCM: Ein wichtiger Schutzmechanismus im Lichte der EU-DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union hat die Art und Weise, wie Unternehmen personenbezogene Daten handhaben und schützen, grundlegend verändert. Im Kern zielt die DSGVO darauf ab, die Datenschutzrechte von EU-Bürgern zu stärken und zu vereinheitlichen. Für Unternehmen bedeutet dies eine stärkere Verantwortung, um Transparenz und Kontrolle bei der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Im Kontext von Human Resources und speziell SAP HCM ergeben sich daraus besondere Anforderungen an die Datenaufbewahrung und -vernichtung. Es geht darum, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicherzustellen, während gleichzeitig auf betriebliche und rechtliche Bedürfnisse Rücksicht genommen wird. Hier kommt die Funktion der Vernichtungssperre ins Spiel, die ein effektives Mittel zur Einhaltung der DSGVO-Vorschriften innerhalb der SAP HCM-Umgebung darstellt.

Was ist die Vernichtungssperre in SAP HCM?

Die Vernichtungssperre ist eine Funktion innerhalb des SAP HCM-Systems, mit der Unternehmen die Daten von Mitarbeitern, die in noch nicht entschiedenen Rechtsfällen relevant sein könnten, gegen die Datenvernichtung sperren können. Im Infotyp Vernichtungssperre (3246) kann ein Unternehmen angeben, welche spezifischen Daten eines Mitarbeiters gegen die Löschung aus der Datenbank gesperrt werden sollen.

Warum ist die Vernichtungssperre wichtig?

Nicht abgeschlossene rechtliche Vorgänge erfordern oft, dass Daten länger aufbewahrt werden, selbst wenn deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist und die Daten aus Datenschutzgründen eigentlich vernichtet werden sollten. Mithilfe des Infotyps Vernichtungssperre können Unternehmen sicherstellen, dass die für einen Rechtsfall relevanten Daten nicht vernichtet werden können. Wenn der Rechtsfall entschieden ist, können die Daten weiter verarbeitet werden.

Anwendung der Vernichtungssperre

Unternehmen müssen sicherstellen, dass bei der Durchführung von Datenvernichtungsläufen mit den Programmen des Archivierungsobjekts Informationen zu Mitarbeitern und rechtsfallrelevanten Vorgängen nicht gelöscht werden. Einige Beispiele für solche Fälle können Rechtsstreitigkeiten über die Bewertung von Mehrarbeiten oder Entscheidungen zu Einstellungen oder Versetzungen sein.

Struktur der Vernichtungssperre

Ein Eintrag im Infotyp Vernichtungssperre enthält pro Mitarbeiter folgende Informationen:

Der Text kann zusätzlich verwendet werden, um eine detaillierte Beschreibung für die Vernichtungssperre zu erfassen.

Erstellen der Vernichtungssperre

Obwohl die Vernichtungssperre ein wichtiger Bestandteil der SAP HCM-Plattform ist, bietet SAP in der Standardauslieferung kein integriertes Werkzeug zur Erstellung der einzelnen Subeinträge in Infotyp 3246. Dies bedeutet, dass Unternehmen entweder die einzelnen Subtypen manuell in der Transaktion PA30 erfassen oder eine kundenindividuelle Lösung erstellen oder auf eine Lösung eines Drittanbieters zurückgreifen müssen, um diese Lücke zu schließen.

Eine kundenspezifische Lösung kann den Vorteil haben, dass sie genau auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten ist. Allerdings kann die Entwicklung einer solchen Lösung Zeit und Ressourcen erfordern, insbesondere wenn das Unternehmen nicht über die notwendige interne Expertise verfügt.

Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Drittanbieter, die Lösungen zur Unterstützung der Vernichtungssperre in SAP HCM anbieten. Diese Lösungen können in der Regel leichter implementiert und gewartet werden und bieten oft zusätzliche Funktionen und Unterstützung. Allerdings können sie auch Kosten verursachen und eine gründliche Prüfung hinsichtlich Sicherheit und Kompatibilität erfordern.

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In beiden Fällen ist es entscheidend, dass Unternehmen eine gründliche Anforderungsanalyse durchführen und die richtige Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse auswählen. Mit der richtigen Implementierung der Vernichtungssperre kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es den Anforderungen der DSGVO entspricht und gleichzeitig die Integrität seiner Mitarbeiterdaten bewahrt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vernichtungssperre in SAP HCM ein wichtiges Werkzeug im Kontext der EU-DSGVO ist, um die Datenintegrität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass rechtsrelevante Daten nicht vorzeitig gelöscht werden. Durch die sorgfältige Anwendung dieser Funktion können Unternehmen ihre Compliance-Aufgaben erheblich erleichtern.