ILM-Löschlauf blockiert? So prüfen Sie den Status Ihrer Abrechnungskreise in T569V

Sie starten einen ILM-Löschlauf in SAP HCM — und im Protokoll taucht eine Fehlermeldung auf: Die Löschung wird abgebrochen, weil für einen Abrechnungskreis eine Abrechnung läuft. SAP sperrt in diesem Fall sämtliche ILM-Aktivitäten für den betroffenen Kreis. Das Problem ist nicht neu, aber es kostet regelmäßig Zeit — weil der Status der Verwaltungssätze nirgendwo komfortabel einsehbar ist und Sie erst einmal herausfinden müssen, welcher Abrechnungskreis betroffen ist.

In diesem Beitrag zeigen wir, warum die Tabelle T569V eine Schlüsselrolle bei ILM-Löschungen spielt, wie Sie den Status Ihrer Abrechnungskreise mit einem einfachen ABAP-Report überwachen — und stellen den fertigen Code zum Nachbauen bereit.

Hintergrund: Warum ILM den Verwaltungssatz prüft

SAP hat erst vor wenigen Monaten eine zusätzliche Prüfung in ILM eingebaut: Bei der Löschung von abrechnungsrelevanten Daten — etwa über das ILM-Objekt HRCDENT für Infotypen wie IT0012 (Steuerdaten D) — wird jetzt geprüft, ob für den betroffenen Abrechnungskreis eine Abrechnung läuft. Diese Prüfung gab es vorher nicht — das heißt, viele bestehende ILM-Projekte, die bisher reibungslos liefen, stoßen nach einem Support-Package-Update plötzlich auf diesen Fehler. Die zentrale Informationsquelle für die neue Prüfung ist die Tabelle T569V — der sogenannte Verwaltungssatz der Abrechnungskreise.

Jeder Abrechnungskreis hat in T569V einen Statuswert (Feld STATE), der angibt, in welchem Zustand sich die Abrechnung gerade befindet:

• Status 0 — Neu angelegt: Der Verwaltungssatz wurde angelegt, aber noch keine Abrechnung durchgeführt.
• Status 1 — Frei zur Abrechnung: Der Abrechnungskreis ist für die Abrechnung freigegeben. Eine Abrechnung kann laufen oder steht unmittelbar bevor. ILM wird blockiert.
• Status 2 — Korrektur der Abrechnung: Die Abrechnung wurde durchgeführt, ist aber zur Korrektur freigegeben. Änderungen an den Abrechnungsergebnissen sind möglich. Auch hier blockiert ILM die Löschung.
• Status 3 — Ende der Abrechnung: Die Abrechnung ist abgeschlossen. ILM kann Daten löschen.
• Status 4 — Prüfen Abrechnungsergebnisse: Die Ergebnisse werden geprüft.
• Status 9 — Gelöscht: Der Verwaltungssatz ist als gelöscht markiert.

In der Praxis bedeutet das: Solange auch nur ein einziger Abrechnungskreis im Status 1 oder 2 steht, werden die zugehörigen Personaldaten von ILM nicht angerührt. Das ist technisch korrekt und wichtig — aber wenn Sie nicht wissen, welcher Abrechnungskreis betroffen ist, suchen Sie unter Umständen lange nach der Ursache.

Das Problem: Fehlende Transparenz

Es gibt in SAP keinen Standardreport, der Ihnen auf einen Blick zeigt, welche Abrechnungskreise gerade gesperrt sind. Die Informationen stecken in T569V, aber um sie zu sehen, müssen Sie entweder über SM30/SM31 in die Pflege gehen oder per SE16 die Tabelle manuell durchsuchen — für jeden Abrechnungskreis einzeln. Bei Unternehmen mit dutzenden Abrechnungskreisen über mehrere Länder hinweg ist das nicht praktikabel.

Besonders ärgerlich wird es, wenn ein ILM-Löschlauf über Nacht läuft und am nächsten Morgen keine Ergebnisse zeigt — nur weil ein Abrechnungskreis vergessen wurde oder eine Testabrechnung noch offen stand.

Die Lösung: Ein ALV-Report für den T569V-Status

Wir haben einen kompakten ABAP-Report entwickelt, der genau diese Lücke schließt. Das Programm ZHR_ILM_CHECK_T569V_STATUS liest die Verwaltungssätze aller (oder ausgewählter) Abrechnungskreise und zeigt sie in einem ALV Grid an — mit farblicher Hervorhebung der kritischen Einträge.

Features

• Selektionsbild mit SELECT-OPTIONS für Abrechnungskreise — Sie können gezielt filtern oder alle anzeigen lassen.
• ALV Grid mit allen relevanten Feldern: Abrechnungskreis, Verwaltungssatzart, Abrechnungsperiode/-jahr, Status, Sortierfeld, rückwirkende Abrechnungsperiode und Sonderlauf-Kennung.
• Klartext-Statusanzeige: Neben dem numerischen Status wird ein sprechender Text angezeigt (z.B. „Abrechnung gestartet (gesperrt)“).
• Rote Markierung für alle Abrechnungskreise mit Status 1 oder 2 — so sehen Sie auf einen Blick, wo ILM blockiert wird.
• Volle ALV-Funktionalität: Sortieren, Filtern, Exportieren nach Excel, Layout-Varianten speichern.

Technische Umsetzung

Der Report ist mit dem SALV-Framework (CL_SALV_TABLE) umgesetzt — dem aktuellen Standard für ALV-Programmierung in SAP. Die Zeilenfarben werden über ein internes Feld vom Typ LVC_T_SCOL gesteuert, das SALV als Farbspalte registriert.

Ein Auszug aus dem zentralen Code-Block, der die Farblogik steuert:

*   Rote Markierung für Status 1 und 2 (Abrechnung läuft)
    IF gs_t569v-state = 1 OR gs_t569v-state = 2.
      DATA: ls_color TYPE lvc_s_scol.
      ls_color-fname     = ''.          " Gesamte Zeile einfärben
      ls_color-color-col = col_negative. " Rot
      ls_color-color-int = 1.           " Intensiv
      ls_color-color-inv = 0.
      APPEND ls_color TO gs_output-cellcolor.
    ENDIF.

Die Statustexte werden über Textsymbole gepflegt, was eine einfache Übersetzung in andere Sprachen ermöglicht:

*   Statustext ermitteln
    CASE gs_t569v-state.
      WHEN 0.
        gs_output-status_text = TEXT-002. " Neu angelegt
      WHEN 1.
        gs_output-status_text = TEXT-003. " Frei zur Abrechnung
      WHEN 2.
        gs_output-status_text = TEXT-004. " Korrektur der Abrechnung
      WHEN 3.
        gs_output-status_text = TEXT-005. " Ende der Abrechnung
      WHEN 4.
        gs_output-status_text = TEXT-040. " Prüfen Abrechnungsergebnisse
      WHEN 9.
        gs_output-status_text = TEXT-041. " Gelöscht
      WHEN OTHERS.
        gs_output-status_text = TEXT-042. " Unbekannter Status
    ENDCASE.

Empfehlung für den Einsatz

Wir empfehlen, den Report in zwei Szenarien einzusetzen:

• Vor jedem ILM-Löschlauf: Kurzer Check, ob alle Abrechnungskreise im Status 0 stehen. Wenn nicht, die betroffene Abrechnung abschließen oder — falls es sich um eine Testabrechnung handelt — zurücksetzen.
• Nach fehlgeschlagenen Löschläufen: Wenn ein ILM-Lauf keine Ergebnisse liefert, ist der Report das erste Diagnosewerkzeug. In vielen Fällen liegt die Ursache genau hier.

Der Report benötigt keine besonderen Berechtigungen über den normalen Lesezugriff auf T569V hinaus und kann als Z-Report in jedem SAP-HCM-System angelegt werden.

Fazit

Die Verwaltungssätze der Abrechnungskreise sind ein blinder Fleck in vielen ILM-Projekten. Man denkt an Aufbewahrungsregeln, an Infotyp-Bereinigung, an Rechtsgrundlagen — aber übersieht dabei die einfache Frage: „Läuft gerade eine Abrechnung?“ Mit dem T569V-Statusmonitor haben Sie diese Information jederzeit griffbereit.

Kostenloser Download: ABAP-Report ZHR_ILM_CHECK_T569V_STATUS

Sie möchten den Report in Ihrem System einsetzen? Registrieren Sie sich kurz und erhalten Sie den vollständigen ABAP-Quellcode inkl. Textsymbolliste — kostenlos.

 

Sie haben Fragen zur Umsetzung oder benötigen Unterstützung bei Ihrem ILM-Projekt? Sprechen Sie uns an — wir helfen Ihnen gerne.