Datenschutzkonformität trifft auf technische Machbarkeit – so lösen Sie das Dilemma.
In vielen Unternehmen gleicht das SAP HCM-System einem historischen Archiv: Es wächst seit Jahren organisch. Infotypen mit langer Historie, Zeitwirtschafts- und Abrechnungscluster, Archivlinks, Protokolle und unzählige Z-Tabellen bilden ein komplexes Geflecht. Was technisch als „gewachsene Struktur“ gilt, ist datenschutzrechtlich ein tickendes Zeitrisiko.
Die DSGVO ist eindeutig: Sobald der Zweck der Datenspeicherung entfällt, greift das Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO) und der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5). Doch wie setzt man das in einer hochkomplexen SAP-Landschaft um, ohne den Betrieb durch fehleranfällige manuelle Eingriffe zu gefährden?
Das Problem: Wenn technische Komplexität zur Compliance-Falle wird
In der Praxis bleiben Personaldaten oft weit über ihre zulässige Dauer hinaus im System. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber meist struktureller Natur:
- Fehlende Automatisierung: Es mangelt an durchgängigen Prozessen.
- Manuelle Workarounds: Einmalige ABAP-Löschprogramme sind schwer wartbar, kaum revisionssicher und skalieren nicht.
- Fachliche Hürden: Unterschiedliche Auslöser (Austritt, Widerruf), komplexe Sperrfristen und Legal Holds machen starre Skripte nutzlos.
- Vergessene Dateninseln: Z-Tabellen und Schattenkopien in Testsystemen werden oft übersehen.
Die Konsequenz: Sie riskieren nicht nur Bußgelder, sondern belasten Ihr System mit unnötigem Ballast und binden wertvolle Ressourcen in manuellen Aufräumarbeiten.
Die Lösung: Das 5-Stufen-Modell zur revisionssicheren Löschung
Um SAP HCM-Landschaften sauber, rechtssicher und effizient zu bereinigen, setzen wir bei hoelterhoff.consulting auf eine Abkehr von „Bastellösungen“. Stattdessen nutzen wir ein methodisches 5-Stufen-Modell in Kombination mit der HCM DSGVO PowerSuite.
Das Ziel: Standardisierung statt ABAP-Abenteuer.
1. Scope & Risiken klären
Bevor wir technisch werden, schaffen wir Klarheit. Gemeinsam mit HR, IT und dem Datenschutz definieren wir den Geltungsbereich. Wir dokumentieren Fristen, Rechtsgrundlagen und Ausnahmen in einer verständlichen Policy, die die Brücke zwischen Gesetzestext und HCM-Realität schlägt.
2. Transparenz durch Dateninventur (DataScope)
Sie können nicht löschen, was Sie nicht kennen. Mit dem Tool DataScope erstellen wir eine 360°-Analyse Ihrer Landschaft:
- PA-/PD-Tabellen und Cluster (z.B. PCL*)
- Protokolle und Archivbezüge
- Kundeneigene Z-Tabellen Wir decken auf, wo personenbezogene Daten liegen – auch in Mandantenkopien oder verwaisten Tabellen.
3. Regelwerk & SAP ILM Integration
Auf Basis der Analyse definieren wir eine praxistaugliche Löschmatrix. Wir verankern das Regelwerk direkt in SAP ILM (Information Lifecycle Management). Ob Sperrlogik, Laufzeitermittlung oder Eventsteuerung: Wir schaffen ein konsistentes Fundament, das über alle Module hinweg greift.
4. Automatisierte Löschläufe (AutoPurge & CustomClean)
Hier endet die manuelle Arbeit.
- AutoPurge automatisiert die Löschung: Planbar, skalierbar und mit eingebautem Vier-Augen-Prinzip. Simulationen und Quality-Gates verhindern versehentlichen Datenverlust.
- CustomClean schließt die Lücke zu Ihren Z-Tabellen – rein durch Customizing, ohne dass eine Zeile ABAP-Code geschrieben werden muss. So entstehen konsistente End-to-End-Löschketten, die auch Systemabhängigkeiten sauber berücksichtigen.
5. Nachweis & Audit-Sicherheit
Am Ende zählt, was Sie beweisen können. Wir etablieren revisionssichere Protokolle und Reports. KPIs wie die „Löschquote“ oder „Durchlaufzeit“ machen den Datenschutz messbar und steuerbar. Damit sehen Sie jedem Audit gelassen entgegen.
Ergebnis: Weniger Risiko, mehr Performance
Die Umstellung auf dieses standardisierte Verfahren zahlt sich in vier Bereichen unmittelbar aus:
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Massive Effizienzsteigerung: Durch Tools wie die PowerSuite reduzieren wir den manuellen Aufwand für Selektion und Dokumentation um bis zu 80 %.
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Audit-Sicherheit: Ein harmonisiertes Regelwerk und lückenlose Protokolle schaffen Sicherheit gegenüber Prüfern und Behörden.
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System-Entlastung: Das Entfernen von „Datenmüll“ verkürzt Laufzeiten, verkleinert Datenbanken und beschleunigt Systemkopien.
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Zukunftssicherheit: Statt punktueller Skripte etablieren Sie einen wartbaren Standardprozess, der auch bei Releasewechseln oder neuen gesetzlichen Fristen stabil bleibt.
Fazit
Das Recht auf Vergessenwerden muss kein Schreckgespenst für die IT sein. Der Weg von der „historischen Datenhalde“ zum „Clean System“ ist klar strukturiert: Transparenz schaffen, Regeln in SAP ILM verankern und die Ausführung automatisieren.
Mit dem 5-Stufen-Modell und Werkzeugen wie AutoPurge und CustomClean machen Sie Ihre SAP HCM Landschaft fit für die Zukunft – fokussiert, messbar und ohne ABAP-Workarounds.
Ihr nächster Schritt
Möchten Sie wissen, wie viele „Datenleichen“ in Ihren Z-Tabellen oder Clustern schlummern und wie schnell Sie diese standardisiert bereinigen können?
Lassen Sie uns eine erste Bestandsaufnahme Ihrer Systemlandschaft machen. Ich biete Ihnen ein unverbindliches Erstgespräch an, um Ihre aktuelle Situation gegen das 5-Stufen-Modell zu spiegeln.
