Jedes Löschkonzept für SAP HCM steht und fällt mit einer Frage: Wie lange müssen welche Personaldaten aufbewahrt werden? Die Antwort verteilt sich auf Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und zivilrechtliche Verjährungsfristen — und hat sich zuletzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sogar verändert. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Personaldaten zusammen und zeigt, wie Sie daraus einen Fristenkatalog für Ihr ILM-Regelwerk machen.
Das DSGVO-Löschprojekt läuft, die Infotypen sind über SAP ILM abgedeckt — und dann die Frage im Audit: „Was ist eigentlich mit Ihren Z-Tabellen?“ Kundeneigene Tabellen sind der häufigste blinde Fleck in SAP-HCM-Löschkonzepten. Sie entstehen über Jahre durch Eigenentwicklungen, Schnittstellen und Migrationen, enthalten oft hochsensible Personaldaten — und werden von keiner Standard-Löschfunktion erfasst. Dieser Praxisleitfaden zeigt, wie Sie Z-Tabellen DSGVO-konform löschen: finden, bewerten, bereinigen.
Die DSGVO verpflichtet jedes Unternehmen, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Im SAP HCM ist das leichter gefordert als getan: Personaldaten verteilen sich auf hunderte Infotypen, Abrechnungscluster und kundeneigene Tabellen. Ohne ein belastbares Löschkonzept für SAP HCM bleibt jeder Löschlauf Stückwerk — und die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO unerfüllt.
Wer SAP ILM (Information Lifecycle Management) für die DSGVO-konforme Datenvernichtung im HCM einsetzt, kennt die Herausforderung: Die Archivierungs- und Löschobjekte müssen sauber konfiguriert sein — sonst bricht der Prozess mit kryptischen Laufzeitfehlern ab. In diesem Beitrag schildern wir einen Fall aus der Praxis, bei dem der Schreibjob für das ILM-Objekt PA_PIDX (Buchungsindex der Abrechnungsergebnisse) mit dem Laufzeitfehler GETWA_NOT_ASSIGNED abbrach. Wir zeigen, wie der Fehler analysiert wurde, wie der SAP-Support reagiert hat — und wie Sie das Problem mit SAP Note 3727054 und zwei manuellen Aktivitäten in der Transaktion IRM_CUST_BS lösen.
Sie haben ein SAP ILM-Projekt aufgesetzt, die Aufbewahrungsregeln definiert, das Customizing steht — und dann zeigt das Protokoll des ersten Löschlaufs bei hunderten Personalnummern Fehlermeldungen. Die Ursache ist fast nie ein ILM-Konfigurationsfehler. Es ist Infotyp 0003.
Weniger Daten, schnellere Migration, niedrigere Kosten – so vermeiden Sie es, Altlasten ins neue System zu schleppen.
ILM-Lauf abgebrochen? Fehler Datum für Zeitbezug des ILM-Objektes ungültig (LRM_RULE_EXEC 303). Auf den ersten Blick deutet dies auf korrupte Stammdaten hin. Doch bei genauerer Betrachtung sind die Daten technisch korrekt, enthalten aber einen spezifischen Zeitstempel, der die Standard-Validierung von SAP zum Stolpern bringt. Erfahren Sie hier, wie Sie dieses Problem ohne SAP-Support lösen können.
Sie starten einen ILM-Löschlauf in SAP HCM — und im Protokoll taucht eine Fehlermeldung auf: Die Löschung wird abgebrochen, weil für einen Abrechnungskreis eine Abrechnung läuft. SAP sperrt in diesem Fall sämtliche ILM-Aktivitäten für den betroffenen Kreis. Das Problem ist nicht neu, aber es kostet regelmäßig Zeit — weil der Status der Verwaltungssätze nirgendwo komfortabel einsehbar ist und Sie erst einmal herausfinden müssen, welcher Abrechnungskreis betroffen ist.
In vielen Unternehmen gleicht das SAP HCM-System einem historischen Archiv: Es wächst seit Jahren organisch. Infotypen mit langer Historie, Zeitwirtschafts- und Abrechnungscluster, Archivlinks, Protokolle und unzählige Z-Tabellen bilden ein komplexes Geflecht. Was technisch als „gewachsene Struktur“ gilt, ist datenschutzrechtlich ein tickendes Zeitrisiko.
In einer zunehmend digitalen Welt ist der Schutz personenbezogener Daten von entscheidender Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union legt großen Wert auf den verantwortungsbewussten Umgang mit Daten und betont die Wichtigkeit der Datenlöschung. In diesem Blog erfahren Sie, warum die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien zur Datenlöschung nicht nur rechtlich notwendig, sondern auch im besten Interesse Ihres Unternehmens ist.
