Rückrechnungen im Infotyp 0003 in SAP HCM: Herausforderungen beim Löschen von Daten mit SAP ILM

Einführung

Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten in SAP Human Capital Management (HCM) ist ein kritischer Prozess für Unternehmen. Besonders anspruchsvoll wird es, wenn es um Rückrechnungen im Infotyp 0003 geht, der sich auf die Änderung von abrechnungsrelevanten Daten der Mitarbeiter bezieht. Diese Herausforderungen nehmen zu, wenn Unternehmen versuchen, Daten im Rahmen von SAP Information Lifecycle Management (ILM) zu löschen. Dieser Blog beleuchtet die Komplexität dieser Aufgaben und bietet praktische Lösungen.

Rückrechnungen im Infotyp 0003: Ein Überblick

Der Infotyp 0003 in SAP HCM hält Informationen zu Abrechnungsdaten fest. Rückrechnungen in diesem Bereich können aus verschiedenen Gründen notwendig sein, beispielsweise zur Korrektur fehlerhafter oder neuer Personaldaten oder zur Anpassung an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen. Diese Rückrechnungen können jedoch komplex sein, da sie oft historische Daten betreffen, die in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfließen.

Die Herausforderungen beim Datenlöschen mit SAP ILM

Insbesondere beim Datenlöschen von Daten in SAP HCM mit Abrechnungsrelevanz (z.B. Infotyp 0012 – Steuerdaten Deutschland) aufgrund der Anforderungen der EU-DSGVO kommt es hierbei zu Herausforderungen. Werden Daten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit vernichtet, muss für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sichergestellt werden, dass die Daten im Löschzeitraum nicht mehr verändert werden.

Hierzu wird im Verlauf der Löschoperationen des SAP ILM der Infotyp 0003 in den Feldern Persönlich tiefste Rückrechnung Payroll und Persönlich tiefste Rückrechnung Zeitmanagement verändert. Der neue Wert hier ergibt sich aus dem Ende des Löschzeitraums plus einem weiteren Tag.

Beispiel: Daten werden bis zum 31.12.2012 vernichtet – der zu setzende Wert im Feld Persönlich tiefste Rückrechnung wird auf den 01.01.2013 gesetzt.

Welche Gründe kann es nun geben, dass diese wichtige Prozedur scheitert und die notwendige Datenvernichtung verhindert wird?

In den meisten Fällen betrifft es eingestellte Rückrechnungen in der Vergangenheit, die konträr zu den neuen Einstellungen für die Persönlich tiefste Rückrechnung stehen. Soll also wie in unserem oben genannten Beispiel bis zum 31.12.2012 gelöscht werden, wird eine eingestellte Rückrechnung bis zum 31.12.2012 dazu führen, dass die Löschung für diese Person abgebrochen wird. Die Plausibilitätsprüfungen in SAP HCM verhindern ein solches Verhalten zurecht.

Darüber hinaus gibt es weitere Konstellationen, die zu ähnlichen Problemen führen. Hier sei das Feld Abrechnen bis genannt. Hier kommt es bei ausgetretenen Personen zum Problem, dass das Datum in diesem Feld im aktiven statt im nichtaktiven Zeitpunkt liegt.

Lösungsansätze: Auffinden der problematischen Datensätze

Das Auffinden der problematischen Datensätze in Infotyp 0003 ist mehrstufig. Den am meisten auftretenden Fall, das Vorhandensein von Rückrechnungen im Löschzeitraum kann man sehr elegant mit den Tabellentools von SAP, mit der SE16 beziehungsweise der SE16N ermitteln.

Bei den anderen potentiellen Möglichkeiten hilft nur eine erweiterte SAP-Query oder ein kundenindividuelles Auswertungsprogramm. hoelterhoff.consulting bietet ein solches Tool an. Bei Interesse schauen Sie bitte hier.

Bereinigung der problematischen Datensätze

Für die Bereinigung der Daten bietet sich ein von der SAP vor vielen Jahren entwickeltes Bereinigungsprogramm an, der SAP-Standard-Report RPUTRBK0. Hier können die im Vorfeld analysierten Daten nach entsprechender Prüfung durch die verantwortlichen Kollegen der SAP-Personalabrechnung freigegeben un massenhaft mit einem Mausklick geändert werden.

Fazit

Inkonsistente Einstellungen im Infotyp 0003 (Abrechnung) führen zu Problemen bei den periodisch stattfindenden Löschaktivitäten im Rahmen der Anforderungen an die DSGVO. Diese Probleme müssen im Vorfeld der Löschungen analysiert und bereinigt werden. Hierzu gibt es verschiedene Werkzeuge zur Analyse und Bereinigung.

Benötigen Sie Unterstützung beim Auffinden der diversen potentiellen Probleme im Umfeld des Infotyps 0003 beim Datenvernichten mit SAP ILM? Wir haben eine große Erfahrung bei den verschiedenen Problemstellungen und können Ihnen sicher schnell und effizient helfen. Sprechen Sie uns an!