SAP HCM Migration 2026
SAP HCM Migration 2026

Schlank in
die Zukunft

Warum Datenreduktion vor der H4S4- oder SuccessFactors-Migration bares Geld spart — und Bußgeld-Risiken eliminiert.

Peer HoelterhoffSAP HCM Experte seit 1998 · Bielefeld & Düsseldorf
info@hoelterhoff.consulting
Die Lage

Die Compatibility Packs sind Geschichte

Abgelaufen
Mai 2026
Compatibility Packs
Nutzungsrechte ausgelaufen — seit Ende Mai 2026.
T−19 Monate
31.12.2027
SAP ERP HCM
Ende der regulären Mainstream-Wartung.
T−55 Monate
31.12.2030
ERP HCM
Letzte Wartungsstufe (+2 %). Danach nur CSM.
Ziel-Plattform
2040
HCM for S/4HANA
Wartung & Localizations bis mindestens 2040.
★

Ab 2028 läuft HCM außerhalb der SAP-Mainstream-Wartung. Daten-Aufräumen ist Voraussetzung — kein Nice-to-have.

Die Optionen

Drei Pfade nach vorn — jeder profitiert von Datenreduktion

Pfad A
HCM for S/4HANA
On-Premise H4S4
  • Eigenes Add-on auf S/4HANA
  • Vertraute Codebase, neue Lizenz-Logik
  • Wartung bis mindestens 2040
  • Datenmigration via SUM/DMO
Hebel: Lizenz + Projekt + Compliance
Pfad B
SAP SuccessFactors
Cloud HXM Suite
  • Vollständige Cloud-Plattform
  • Nur aktive MA + nötige Historie
  • ECP/SAP HCM bleibt Abrechnungstreiber
  • Alt-ERP-HCM als Read-Only-Archiv
Hebel: Projekt + Compliance + Stilllegung
Pfad C
Reine Stilllegung
Decommissioning + Archiv
  • Lösung wandert in Drittsystem
  • ERP-HCM stillgelegt — bleibt DSGVO-pflichtig
  • Archivierung + Löschkonzept nötig
  • Klassisches Feld für SAP ILM
Hebel: Compliance + TCO-Stilllegung
★

Egal welchen Pfad Sie wählen: die Datenmenge im Quellsystem entscheidet über Aufwand, Risiko und Lizenz.

Datenstruktur

Wo das Volumen wirklich liegt

PA-Infotypen
0000–8999 + kundeneigene (9xxx). 300–400 Felder pro MA.
Cluster B2 (PCL2)
Zeitauswertung je MA — wenig komprimierbar, oft größter Brocken.
Cluster RU/RD (PCL2)
Abrechnung je Periode — wächst monatlich, jeder Ausgeschiedene kostet weiter.
Cluster Bewerber (PCL3)
Höchstes DSGVO-Risiko: nie eingestellt, oft jahrelang unbereinigt.
Logging / TemSe / SLG1
Auswertungslogs, ELStAM, DEÜV — selten beachtet, schnell mehrere GB.
★

Wichtig fürs Argument: HANA komprimiert Cluster gut (4:1–8:1) — die stärksten Gründe sind Compliance, Projektzeit und Stilllegungs-TCO.

Die Hebel

Vier Hebel der Datenreduktion — jeder rechnet sich anders

1
Lizenz
HANA / FUE
Wirkt nur on-premise mit separat lizenzierter HANA. Unter RISE/GROW indirekt über FUE.
Adressat: CIO / CFO
2
Projektzeit
−3 bis −5 Monate
Weniger Daten = kürzere Mappings, schnellere Testmigrationen, weniger Reconciliation.
Adressat: CIO / PMO
3
Compliance
Art. 17 DSGVO
Aufbewahrungsfristen sauber, Bußgeld-Risiko minimiert, Löschkonzept dokumentiert.
Adressat: DSB / Legal
4
TCO / Stilllegung
Read-Only-System
Stillgelegtes Quellsystem braucht weiter Lizenz, Hosting und Löschkonzept.
Adressat: CFO / IT-Betrieb
★

Reihenfolge der Wirkung hängt vom Migrationspfad ab — stärkster Hebel bei Pfad B: Compliance + Stilllegung.

Hebel 1

HANA-Lizenz: ehrlich gerechnet — der Effekt hängt am Modell

Variante A — HANA on-premise lizenziert
  • Lizenzierung nach Memory („HANA Memory“), typ. in 64-GB-Blöcken bei Enterprise Edition.
  • Faustregel SAP: 1× DB-Größe + 30 % Headroom als Memory-Bedarf.
  • HANA komprimiert HCM-Cluster gut (4:1 bis 8:1). 1 TB Rohdaten ≈ 150–250 GB Memory.
  • Datenreduktion zahlt 1:1 auf den Memory-Bedarf — und jeden gebuchten Block.
Variante B — RISE / GROW with SAP
  • HANA in der Subscription enthalten, keine separate Memory-Lizenz.
  • Abrechnung in FUEs, gewichtet nach Nutzertypen.
  • Datenmenge wirkt indirekt: größere Systeme → höhere T-Shirt-Size → höhere Subscription.
  • Hauptnutzen liegt auf Projektzeit, Compliance, Stilllegung — NICHT auf der Lizenz selbst.

Konkrete Kosten hängen vom Vertrag, Volumenrabatten und der Lizenzlinie ab. Wir rechnen mit Ihren tatsächlichen Vertragswerten — nicht mit Listenpreisen.

Hebel 2

Projektzeit: weniger Daten, kürzeres Projekt — konkret rechenbar

Ohne Datenreduktion
12 – 18 Monate
typische Bandbreite
Analyse
Mapping
Migration + Testläufe (n=5–10)
Reconciliation + UAT
Mit Datenreduktion
8 – 12 Monate
−30 % bis −40 %
Analyse
Mapping
Migration + Tests
Recon + UAT
300–400 Felder/MA
Jeder gelöschte MA spart Validierungsaufwand komplett.
5–10 Testmigrationen
Jede läuft proportional schneller — vor allem beim Initial-Load.
Weniger Mapping-Regeln
Alte Maßnahmenarten, Subtypen und Custom-Felder entfallen.
Weniger Reconciliation
Quell-/Zielabgleich nur über relevante Datensätze.
Hebel 3

DSGVO: drei reale Bußgelder — jedes ein Lehrstück für HR-Daten

Deutsche Wohnen SE
Berlin, 2019
14,5 Mio. €
Fehlende Löschmechanik
Mieterdaten in einer Datenbank ohne Löschfunktion. Trotz mehrfacher Aufforderung keine Bereinigung.
Genau das Muster, das HR-Altsysteme oft zeigen.
H&M Hennes & Mauritz
Hamburg, 2020
35,3 Mio. €
Profiling + Aufbewahrung
Notizen zu Krankheiten, Familie, Religion — jahrelang in einem 60-GB-Netzlaufwerk.
Mehrere Verstöße — kein reines Aufbewahrungsthema.
notebooksbilliger.de
Niedersachsen, 2020
10,4 Mio. €
Unzulässige Videoüberwachung
Überwachung ohne Rechtsgrundlage. LG Hannover 2024 auf 700 000 € reduziert, OLG Celle 2025 auf 900 000 €.
Zeigt das Bußgeldrisiko unrechtmäßiger HR-Daten.
Hebel 4

TCO und Stilllegung: der unterschätzte Hebel über 5+ Jahre

Der oft übersehene Effekt

Bei Pfad B und C bleibt das ERP-HCM oft jahrelang im Read-Only-Stilllegungsbetrieb.

Grund: Aufbewahrungsfristen (Lohnkonto 6 J., Belege 10 J., versorgungsrelevante Daten bis 30 J.) verbieten ein einfaches Abschalten.

Das stillgelegte System verursacht weiter Kosten: Hosting, Basis-Wartung, SAP-Wartungsgebühr, Auditpflichten — bis zur letzten Löschung.

Je weniger Daten, desto kürzer der Read-Only-Betrieb und desto günstiger die Optionen.

TCO eines Stilllegungssystems (5 Jahre)
SAP-Wartungca. 22 % p. a. der Lizenz
Hosting10–30 k € p. a.
Basis-Betrieb20–60 PT p. a.
Audit + DSGVOpflichtig — bis zur Löschung
ILM-Customizingeinmalig 20–60 PT
★

Faustregel: Jedes Jahr Read-Only-Betrieb eines ERP-HCM kostet einen mittleren fünfstelligen Betrag — reduzierbar durch frühes Löschen.

Standardwerkzeug

SAP ILM: der vorgesehene Weg — aber nicht der vollständige

Was SAP ILM mitbringt
  • Grundarchivierung (ADK) enthalten; ILM Retention Management ist lizenz-/vertragsabhängig.
  • Information Retention Manager (IRM) verwaltet Regeln pro ILM-Objekt.
  • Schlüsselobjekt für HCM: HRPA_PERNR (Vernichtung Personalnummer).
  • Naming-Heuristik: HRPA_*, HRTIM_*, PA_*, HRC<LAND1>*, HRC99*.
  • Audit-Trail, ePolicy-Management, Werkzeugkette IRMPOL / IRMPLAN.
Beispiele relevanter HCM-ILM-Objekte
PA_CALC
Abrechnungsergebnisse (Cluster)
PA_TIME
Zeitauswertung (Cluster)
HRCDETX
DE Steuerdaten
HRCDESV
DE Sozialversicherung
HRCDEPF
DE Pfändung
HRPA_PAYMT
Basisbezüge / Vergütung
HRTIM_ABS
Abwesenheiten
HRTIM_ATT
Anwesenheiten
★

Wichtige Wahrheit: Der ILM-Standard deckt typ. 70–85 % der Datenarten ab. Kundeneigene Tabellen (9xxx-Infotypen, Z-Tabellen, Drittsystem-Abflüsse) brauchen eigene Lösungen.

Unser Werkzeug

HCM DSGVO PowerSuite: acht Module, ein Cockpit, null Lücken

DataScope
Personenbezogene Daten in allen Mandanten, Ländern und Infotypen aufspüren.
RuleBoard
Alle Löschregeln zentral definieren, überwachen und anpassen.
AutoPurge
Löschläufe termingerecht, revisionssicher, vollautomatisch.
RunScope
Echtzeit-Monitoring aller Löschläufe: KPIs, Status, Protokolle.
CustomClean
Kundenspezifische Z-Tabellen DSGVO-konform bereinigen.
PayrollFix
Löschsperren erkennen, Abrechnungskonflikte rechtssicher lösen.
LegalHold
Temporäre Vernichtungssperren bei Rechtsstreit oder Audit.
ResetFlag
Löschmarkierungen nach Verarbeitung zurücksetzen.
★

Acht Module, ein Cockpit — statt 18 SAP-Transaktionen. Direkt aufrufbar, HTML5, kein Screen Painter.

Wirtschaftlichkeit

Beispielrechnung 5 000 MA, On-Premise H4S4 — mit offenen Annahmen

Annahmen (transparent)
Mitarbeiter aktiv5 000
Ehemalige + Bewerberca. 35 000
DB-Größe HCM heuteca. 500 GB
Reduktion durch Löschservice30 – 40 %
HANA-Memory-Effekt (4:1)ca. 35–45 GB weniger
Beratertagessatz (mixed)1 400 € / PT
Projektdauer-Annahme12 → 9 Monate
Erwartete Effekte (Bandbreiten)
Projektzeit-Ersparnis
ca. 85–140 k € Beratungskosten
60 – 100 PT
Stilllegungs-Effekt (5 J.)
Hosting + Wartung + Löschpflicht
100 – 200 k €
Bußgeld-Risiko
Löschkonzept + Audit-Trail
deutlich reduziert
HANA-Lizenz (on-prem)
wirkt nur, wenn Memory-Klasse sinkt
kontextabhängig
★

Wir rechnen den Business Case mit Ihren konkreten Werten — dieses Beispiel zeigt nur Größenordnungen.

Vorgehen

Fünf Phasen vom Erstgespräch bis zum dokumentierten Löschlauf

›
1
Daten-Inventur
DataScope-Scan: welche Tabellen, Volumen, Sensitivität.
2 – 4 Wochen
›
2
Regelwerk
RuleBoard: Aufbewahrungsfristen je Datenart, Mandantenlogik.
3 – 6 Wochen
›
3
ILM-Customizing
IRMPOL, Audit-Areas, BAdI-Erweiterungen, Tests.
4 – 8 Wochen
›
4
Probeläufe
Simulationen pro Datenart, Freigabe durch DSB + HR.
2 – 4 Wochen
5
Produktiv-Löschung
Erste produktive Läufe + automatisierter Folge-Cycle.
laufend
★

Idealer Start: 6 – 9 Monate vor Migrations-Cutover. Die Löschung läuft parallel zur Migrationsplanung.

Nächster Schritt

Kostenfreier 15-Minuten-
Quickcheck für Ihr SAP HCM

Wir zeigen Ihnen, wie viel Datenreduktionspotenzial in Ihrem System steckt — inkl. konkretem Effekt auf Ihre H4S4- oder SuccessFactors-Migration.

Peer Hoelterhoff
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