HCM DSGVO PowerSuite

Die 9 Module im Detail

Einordnung, Zusammenspiel mit SAP® ILM und Funktionsumfang der neun Module — von der Analyse bis zur automatisierten Löschung und zur Art.-15-Auskunft.

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9
Module
20
Tools im Cockpit
100+
DSGVO-Projekte
Live im SAP®-System HCM DSGVO PowerSuite Cockpit
Einordnung

Add-ons rund um den SAP® ILM Standard

Was ist die HCM DSGVO PowerSuite?

Die PowerSuite ist eine Sammlung von neun ABAP-Add-ons, die direkt im SAP®-HCM-Kundennamensraum installiert werden. Sie ergänzen den SAP® ILM Standard an genau den Stellen, an denen der Standard in der Praxis Lücken hat — Analyse, Regelpflege, automatisierter Löschlauf, Sonderfälle und Wiederaufsetzbarkeit.

Technische Einordnung

  • Keine eigenständige Lösung – baut auf SAP® ILM auf
  • Installation als Transportauftrag im Kundennamensraum
  • Keine Modifikation des SAP®-Standards (SSCR-frei)
  • Integration über Standard-BAdIs und ILM-Framework
  • Betrieb im gleichen Mandanten wie SAP® ILM

Zusammenspiel mit SAP® ILM

HCM DSGVO PowerSuite (Add-on)
DataScopeRuleBoardAutoPurge RunScopeCustomCleanPayrollFix LegalHoldResetFlagPersonScope
liest & schreibt Regelwerk
SAP® ILM — Standard-Framework
verwaltet Aufbewahrung & Löschung
SAP® HCM (PA / PY / PT / OM)
Überblick

Neun Module — ein integrierter Prozess

20 Tools · 1 Cockpit · vollständig integriert in SAP® ILM

DataScope Neu: KI1
Daten finden
Wo liegen personenbezogene Daten? Jetzt mit KI-Empfehlung
RuleBoard2
Regeln definieren
Aufbewahrungsfristen und Löschregeln pflegen
AutoPurge3
Automatisch löschen
Eventgesteuerter Löschlauf mit Protokoll
RunScope4
Löschläufe monitoren
Live-Monitoring aller Löschläufe mit KPIs
CustomClean5
Sonderfälle lösen
Individuelle Bereinigung außerhalb Standard
PayrollFix6
Abrechnung prüfen
Erkennt fehlerhafte Verwaltungssätze in IT0003
LegalHold7
Sperren verwalten
Vernichtungssperren mit Ablaufdatum
ResetFlag8
Status zurücksetzen
Verwaltungssätze und Flags zurücksetzen
PersonScope Neu9
Auskunft erteilen
Art.-15-Auskunft komplett auf Knopfdruck
Alle Module greifen ineinander — von der Analyse bis zur automatisierten Löschung.
Das Cockpit

Alle 20 Tools in einer Oberfläche

Modernes HTML5-Cockpit — direkt im SAP®-System. Kein Screen Painter, kein Dynpro. Jedes Werkzeug per Klick erreichbar, ohne zwischen Transaktionen zu wechseln.

HCM DSGVO PowerSuite Cockpit — 20 integrierte Tools und Prozesse
01
Analyse &
Konfiguration
7 Tools
DataScope, RuleBoard, PersonScope, ILM-Customizing u. a.
02
Durchführung
Löschung
7 Tools
AutoPurge, CustomClean, PayrollFix, LegalHold u. a.
03
Protokolle
& Monitoring
4 Tools
RunScope, Job-Monitoring, Anwendungslog, Dump-Analyse
04
Utilities
& Lizenz
2 Tools
Lizenzaktivierung, PERNR-Ranges
Die Module

Neun Werkzeuge für jeden DSGVO-Fall

01 DataScope 02 RuleBoard 03 AutoPurge 04 RunScope 05 CustomClean 06 PayrollFix 07 LegalHold 08 ResetFlag 09 PersonScope
01DataScopeDaten findenNeu: KI-Empfehlung

Problem

Hunderte Tabellen, kein Überblick
  • SAP® HCM speichert personenbezogene Daten in hunderten Tabellen und Clustern.
  • Weder Fachbereich noch IT haben einen vollständigen Überblick.
  • SAP® ILM setzt voraus, dass man weiß, wo Daten liegen — liefert dies aber nicht.
  • Manuelle Analysen sind fehleranfällig und nicht wiederholbar.

Lösung

Eine Analyse, vollständige Sicht
  • 360-Grad-Analyse aller SAP®-HCM-Tabellen, Infotypen und Cluster.
  • Deckt personenbezogene Risikodaten und Lösch-Backlogs auf.
  • Farbliche Visualisierung nach Kritikalität und Alter.
  • Export nach Excel — nutzbar als Vollständigkeitskontrolle und Auditnachweis.
  • Neu: KI-Empfehlung auf Knopfdruck — Frist, Rechtsgrundlage und Quelle je Infotyp.
KI-gestützt NeuAufbewahrungsempfehlung je Infotyp — nur Metadaten, keine Personendaten
Vollständige AbdeckungInfotypen, DB-Tabellen, Cluster B2/PCL2, kundeneigene Tabellen
WiederholbarIdentischer Report nach jedem Löschlauf — messbarer Fortschritt
02RuleBoardRegeln definieren

Problem

Regeln verstreut, Audit schwierig
  • ILM-Regeln sind im Standard auf mehrere Transaktionen und Customizing-Sichten verteilt.
  • Attribute, Bedingungen und Fristen sind schwer nebeneinander zu vergleichen.
  • Fachbereich und Datenschutzbeauftragte können das Regelwerk nicht selbst prüfen.
  • Änderungen sind nur schwer nachvollziehbar — Audit-Risiko.

Lösung

Alle Regeln, eine Oberfläche
  • Zentrale Anzeige aller implementierten Regeln mit sämtlichen Attributen.
  • Eigenschaften, Fristen und Bedingungen auf einen Blick.
  • Kompakte Übersicht für interne Abstimmungen und Audit-Gespräche.
  • Überleitung direkt in den SAP®-ILM-Standard — keine Doppelpflege.
Eine OberflächeAlle Regeln, Bezugszeitpunkte und Bedingungen konsolidiert
Audit-tauglichDirekt exportierbar für Wirtschaftsprüfer und DSB
StandardkonformLiest und schreibt ausschließlich SAP®-ILM-Customizing
03AutoPurgeAutomatisch löschen

Problem

Manuelle Massenläufe fressen Tage
  • ILM-Löschläufe müssen pro Objekt und in der richtigen Reihenfolge gestartet werden.
  • Bei Fehlern bleibt der Lauf hängen — manueller Eingriff ist nötig.
  • Ohne Automatisierung ist der jährliche Massenlauf ein mehrtägiges manuelles Projekt.
  • Die Protokollierung im Standard ist verteilt und schwer auswertbar.

Lösung

Ein Klick, kontrollierte Abarbeitung
  • Eventgesteuerter Löschlauf — Objekte werden in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet.
  • Automatische Fehlerbehandlung und Wiederaufsatz bei Einzelfehlern.
  • Zentrales Protokoll über alle Objekte und Läufe.
  • Bis zu 80 % weniger manueller Aufwand gegenüber dem Standard.
AutomatisiertEin Startpunkt statt dutzender Einzeltransaktionen
FehlertolerantEinzelfehler stoppen nicht den Gesamtlauf
NachvollziehbarLückenloses Protokoll für jeden Lauf
04RunScopeLöschläufe monitoren

Problem

Blindflug während der Löschläufe
  • Laufende Löschjobs sind im Standard über SM37, SLG1 und mehrere Transaktionen verteilt.
  • Fortschritt, Fehlerquoten und Restlaufzeit sind ohne manuelle Recherche nicht sichtbar.
  • Ad-hoc-Abfragen an Admin und Fachbereich kosten Zeit und erzeugen widersprüchliche Statusmeldungen.
  • Audit-Nachweise müssen nachträglich aus mehreren Quellen zusammengetragen werden.

Lösung

Live-Monitoring aller Löschläufe
  • Echtzeit-Monitoring aller Löschläufe mit KPIs, Job-Status und Fehlerquote auf einen Blick.
  • Protokolle und Kennzahlen für interne Abstimmungen und Audit-Gespräche.
  • Eingebettet in den SAP®-ILM-Standard — keine Zusatzinfrastruktur.
EchtzeitStatus aller Läufe ohne Transaktions-Hopping
KPI-basiertFortschritt und Fehlerquote als Kennzahl
Audit-fertigNachweise direkt aus dem Monitoring
05CustomCleanSonderfälle lösen

Problem

Z-Tabellen jenseits des Standards
  • Viele Kunden haben kundeneigene Tabellen und Drittanbieter-Daten im HCM-Umfeld.
  • Der ILM-Standard deckt nur SAP®-Standard-Objekte ab.
  • Manuelle Löschskripte sind nicht auditierbar und gefährden die Integrität.
  • Für Sonderfälle fehlt bisher ein Framework mit Protokoll.

Lösung

Jede Tabelle im ILM-Framework
  • Löschen beliebiger Daten aus Datenbanktabellen — auch Z-Tabellen und Drittanbieter.
  • Eingebettet in das ILM-Framework mit Standard-Protokollierung.
  • Regelwerk identisch zu den SAP®-Standard-Objekten.
GrenzenlosJede Tabelle mit PERNR-Bezug wird löschbar
IntegriertGleiche Regeln und Protokolle wie der Standard
AuditierbarKeine Skript-Insellösungen mehr
06PayrollFixAbrechnung prüfen

Problem

Standard-Löschung bricht Abrechnungen
  • Abrechnungscluster (B2, PCL2) enthalten personenbezogene Daten in verschachtelten Strukturen.
  • Standard-Löschläufe können Abrechnungsergebnisse inkonsistent machen.
  • Korrekturen nach fehlgeschlagenen Läufen sind extrem aufwändig.
  • Rückrechnungen und Nachbuchungen laufen nach einer Löschung oft ins Leere.

Lösung

Selektiv statt alles-oder-nichts
  • Erkennt fehlerhafte Verwaltungssätze in Infotyp 0003 nach DSGVO-Vorgaben.
  • Erhält die fachliche Konsistenz für Rückrechnung und Nachauswertung.
  • Selektive Bereinigung statt Alles-oder-Nichts-Löschung.
  • Enge Integration mit AutoPurge — Reihenfolge wird eingehalten.
Cluster-festKennt die Strukturen B2/PCL2 im Detail
KonsistentRückrechnungen bleiben rechenbar
SelektivNur die DSGVO-relevanten Anteile werden erkannt
07LegalHoldSperren verwalten

Problem

Ohne Sperre keine Rechtssicherheit
  • Laufende Klagen, BP-Prüfungen oder interne Untersuchungen erfordern den Stopp regulärer Löschfristen.
  • Ohne sauberen Mechanismus drohen beide Risiken: Löschung trotz Pflicht oder Nicht-Löschung trotz Fristablauf.
  • Individuelle Workarounds (manuelle Kennzeichen, Excel-Listen) sind nicht auditierbar und skalieren nicht.
  • Nach Wegfall des Hold-Grundes werden Daten oft vergessen — Archiv-Leichen entstehen.

Lösung

Sperren mit Ablaufdatum und Historie
  • Zentrale Verwaltung aller Vernichtungssperren mit Begründung, Ablaufdatum und Zuständigkeit.
  • Vollständige Historie: Wer hat wann mit welcher Begründung gesperrt oder freigegeben?
  • Automatische Freigabe zur Löschung nach Ablauf des Hold — ohne manuelles Nachfassen.
RechtssicherDokumentiert nach Art. 18 DSGVO, § 147 AO und § 257 HGB
TerminiertSperren laufen kontrolliert aus statt ewig weiter
Audit-sicherJede Setzung, Verlängerung und Freigabe lückenlos protokolliert
08ResetFlagStatus zurücksetzen

Problem

Fehlgeschlagene Läufe bleiben hängen
  • Nach fehlgeschlagenen ILM-Läufen bleiben Vorlauf-Kennzeichen gesetzt.
  • Ein Wiederholen des Laufs ist ohne Eingriff in die Verwaltungssätze nicht möglich.
  • Im Standard fehlt eine saubere Möglichkeit, einen Lauf zurückzusetzen.
  • Manuelle SQL-Eingriffe sind riskant und nicht auditierbar.

Lösung

Zurücksetzen auf Knopfdruck
  • Zurücksetzen der Lösch-Status und Verwaltungskennzeichen auf Knopfdruck.
  • Wiederholung fehlgeschlagener Läufe ohne Datenverlust.
  • Vollständig protokolliert — jede Aktion ist nachvollziehbar.
  • Ergänzt AutoPurge und CustomClean im Betrieb.
WiederaufsatzLäufe können jederzeit neu gestartet werden
RisikoarmKeine manuellen DB-Eingriffe mehr nötig
TransparentJedes Reset ist im Protokoll sichtbar
09PersonScopeAuskunft erteilenNeu

Problem

Art.-15-Auskunft ist Handarbeit
  • Jede betroffene Person kann Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen — Frist: ein Monat.
  • Die Daten liegen verstreut in Infotypen, Zeitereignissen, Abrechnungsclustern, OM und Z-Tabellen.
  • Cluster (PCL1/PCL2) sind ohne Spezialzugriff nicht lesbar — ein SE16-Export reicht nicht.
  • Manuell erstellte Auskünfte sind unvollständig, langsam und nicht nachweisbar.

Lösung

Vollständige Auskunft auf Knopfdruck
  • Komplette Art.-15-Auskunft für genau eine Person — inkl. Abrechnung (RD) und Zeitauswertung (B2).
  • HTML-Übersicht am Bildschirm, rechtlich vollständige Kopie als ZIP: Deckblatt + CSV je Tabelle.
  • Alle Pflichtangaben nach Art. 15 — Speicherdauer dynamisch aus den ILM-Regeln.
  • Welche Kategorien, Tabellen und Felder angedruckt werden, bestimmt Ihr Customizing.
VollständigAlle Quellen — inkl. Cluster, OM und Z-Tabellen
RechtssicherPflichtangaben nach Art. 15 Abs. 1 und 2
NachweisbarJeder Auskunftsvorgang wird protokolliert
Betrieb & Berechtigung

Berechtigungen — nahtlos im SAP®-Standard

Kein separates Berechtigungskonzept

  • Alle Module nutzen die SAP®-Standard-Berechtigungen.
  • Vorhandene Berechtigungsobjekte des SAP® HCM (P_ORGIN, P_ORGINCON, P_PERNR, P_ABAP) sowie die ILM-Objekte (S_ARCHIVE, P_DEL_PERN).
  • Pro Modul werden Transaktionen bereitgestellt, die sich über S_TCODE einem bestehenden Rollenkonzept zuordnen lassen.
  • Keine eigenen Benutzer, kein eigener Authentifizierungsweg, kein paralleles Berechtigungswesen.
0 neue User · 0 neue Rollen · 0 Overhead

Vorteile im Betrieb

  • Rollenintegration — Einbau in bestehende Rollen über S_TCODE
  • Audit-fähig — alle Aktionen laufen über SAP®-Protokollierung
  • Trennung der Aufgaben — Analyse (DSB) und Löschung (Admin) trennbar
  • Kein Stammdaten-Overhead — keine separate User-Verwaltung nötig
  • Transportfähig — Auslieferung als Transport im Kundennamensraum
  • Release-sicher — lauffähig auf allen SAP®-HCM-Releases ab 7.01
Vorteile

Warum PowerSuite — die Vorteile im Überblick

80 %
weniger manueller Aufwand im Löschlauf
100 %
Audit-Sicherheit durch lückenlose Protokollierung
0
verpasste DSGVO-Fristen — automatisch eingehalten

Fachliche Vorteile

  • Vollständige Abdeckung von PA, PY, PT, OM und Z-Tabellen
  • DSB und HR-Leitung arbeiten mit denselben Regeln
  • Revisionssichere Nachweise für Artikel 5, 15, 17, 30 DSGVO
  • Jährlicher Löschlauf wird vom Mehrtagesprojekt zum Knopfdruck
  • Messbarer Datenreduktions-Fortschritt pro Lauf

Technische Vorteile

  • Reines ABAP-Add-on — keine externen Komponenten
  • Installation als Transportauftrag, keine Modifikationen
  • Integration über Standard-BAdIs und ILM-Framework
  • Auslieferbar auf allen SAP®-HCM-Releases ab 7.01
  • Keine eigenen Stammdaten, kein paralleles Berechtigungswesen
Nächster Schritt

Produktvorstellung für Ihre Gremien

Gerne stellen wir Ihnen die PowerSuite in einem 60-minütigen Termin vor — inklusive Live-Demo der Module und Q&A zum Zusammenspiel mit SAP® ILM.

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Peer Hoelterhoff

Peer Hoelterhoff

CEO | Senior Consultant SAP® HCM

Telefon +49 521 927 6162

E-Mail info@hoelterhoff.consulting

Web hoelterhoff.info

Bielefeld · Herforder Str. 69
Düsseldorf · Johannstr. 37