SAP ILM und das leidige Thema der Lizenzfrage

Am 25. Mai 2018 beginnt die Gültigkeit der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der neuen Version des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). SAP-Anwender, die die neuen Anforderungen des Sperren & Löschens mit dem SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) in ihrem SAP ERP System abbilden möchten, stellen sich die Frage nach den hier anfallenden Lizenzkosten.

Für den Einsatz der SAP-Standard-Archivierungsobjekte innerhalb SAP HCM, dem SAP E-Recruiting und der SAP Learning Solution hat die SAP bereits bestätigt, dass diese Nutzung bereits vollständig mit der bereits genutzten SAP ERP Lizenz abgedeckt ist. So weit so gut.

Was ist aber mit individuellen Anforderungen der SAP-Anwender, die in den jeweiligen Systemen jenseits des SAP-Standards genutzt werden, so zum Beispiel das Verarbeiten von personenbezogenen Daten in kundeneigenen SAP-HR-Infotypen? Leider gibt es hierzu keine allgemeingültige Aussage. Die Empfehlung lautet, den zuständigen SAP-Vertrieb anzusprechen und eine individuelle Vereinbarung hierüber zu treffen.

Und was ist mit dem Einsatz des SAP ILM in den anderen Modulen, z.B. für das Löschen von Debitor- und Kreditor-Stammdaten in SAP FI? Bisher war der Standpunkt der SAP zu diesem Thema klar. Eine Nutzung des SAP ILM abseits von SAP HCM, E-Recruiting und der Learning Solution ist nicht Bestandteil der Lizenz und wird im Rahmen des Lizenz-Audits auf Basis der genutzten ILM-Archivierungsobjekte mitgezählt und berechnet.

Diese von der SAP wiederholt angekündigte Verfahrensweise stieß in der SAP-Community naturgemäß auf wenig Gegenliebe. So wurde insbesondere innerhalb der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) heftig gegen diese Praxis protestiert. Die Kritik gipfelte in einem offenen Brief an die SAP AG und wird seitdem dort diskutiert.

Man darf gespannt sein, ob die SAP AG sich dem Druck beugt und das SAP ILM seinen Kunden in Zukunft lizenzfrei überlässt. In den nächsten Tagen, spätestens wohl aber bis zum Jahresende wird ein entsprechendes Statement der SAP AG erwartet. Wir sind gespannt!

Update vom 23.01.2018: Wie die DSAG mitteilte, hat die SAP AG eingelenkt und bietet die Retention-Management-Funktion für SAP-Kunden ohne weitere Lizenzkosten an. Hier weiterlesen…