Beratung

Die SAP AG hat das neue ILM-Objekt FITV_DDLOG für das Vernichten von Protokolleinträgen von gelöschten Reisen ausgeliefert.

Aus gesetzlichen Gründen wurden Dienstreisen im SAP Reisemanagement (FI-TV), die gelöscht wurden in einer speziellen Datenbanktabelle, hier PTRV_DELETE_LOG bezüglich etwaiger Buchprüfungen zu Referenzzwecken gespeichert. Leider gab es in der Standardauslieferung bis dato keine Möglichkeit, diese Daten mithilfe des SAP Information Lifecycle Managements (ILM) zu löschen. Hier hat die SAP AG jetzt nachgebessert und liefert das neue ILM-Objekt FITV_DDLOG mit SAP-Hinweis 3024224 – Einführung des neuen Vernichtungsobjekts FITV_DDLOG zum Vernichten von im Reisemanagement gelöschten Reisen aus.

Die Tabelle PTRV_DELETE_LOG enthalt die Zuordnung der Reise zur Personalnummer und das Löschdatum. Für die Einhaltung der Regularien der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wurde die Tabelle auch kürzlich mit SAP-Hinweis 3025846 – Erweiterung der Tabelle PTRV_DELETE_LOG unter anderen um ein Feld für eine Reiseregelungsvariante erweitert.

DatenbanktabellePTRV_DELETE_LOG

Mit SAP-Hinweis 3024224 wird neben dem ILM-Objekt FITV_DDLOG auch das gleichnamige Vernichtungsobjekt FITV_DDLOG ausgeliefert. Das ILM-Objekt basiert also nicht auf einem Archivierungsobjekt, kann daher nicht archiviert werden. Daher wird hier auch lediglich ein Vernichtungsreport (FITV_DDLOG) ausgeliefert und die Vernichtung der Daten erfolgt nicht mit Transaktion SARA, sondern mit Transaktion HRPA_PERNR, zum Beispiel analog der Vernichtung der gesamten Personalnummer mit ILM-Objekt HRPA_PERNR.

Das Objekt FITV_DDLOG wird standardmäßig mit Zeitbezug DOCUMENT_DATE und der Bedingung MOREI (Reiseregelungsvariante). Weitere Zeitbezüge und sinnvolle Bedingungen wie zum Beispiel die Prüfung auf die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Länderorganisation können natürlich entsprechend konfiguriert werden.

Bitte beachten Sie, dass aktuell noch kein BOR-Objekt für rechtsfallbedingte Sperren über den Infotypen 3246 (Vernichtungssperre) ausgeliefert wird, so dass es im Standard nicht möglich ist, die Daten für eine Person vor einer Datenlöschung mit SAP ILM zu schützen, sofern dies als notwendig erachtet wird.

Im Selektionsbereich des Löschreports kann die Reiseregelungsvariante und die Personalnummer selektiert werden. Die weiteren Felder sind analog zu anderen Vernichtungs- und Archivierungsobjekten.

Nach Ausführung des Vernichtungsreports werden die Protokolle im Business Application Log und als Spool des Hintergrundjobs erstellt. Dort finden sich Informationen zu den gelöschten Objekten.

Protokoll

Wir empfehlen Ihnen das neue SAP-ILM-Objekt FITV_DDLOG zu nutzen, um auch Informationen über gelöschte Reisen in ihrem SAP-System zu vernichten.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Konfiguration von SAP ILM oder haben Sie Fragen zur Umsetzung der DSGVO in ihrem SAP-HCM-System. Wir besitzen eine große Expertise rund um alle Fragestellungen zum Thema. Sprechen Sie uns gerne an!