Rechtskonforme Mail-Archivierung mit MailStore

Für den Umgang mit digitaler geschäftlicher Kommunikation gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).

Unternehmer sind nach § 257 HGB verpflichtet folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den von ihm zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Alle genannten Dokumente sind zu archivieren. Daher fallen unter archivierungspflichtige Unterlagen als Geschäftsbrief jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, also z.B. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Werden diese als E-Mail versendet, müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden.

Im Klartext bedeutet das für alle Unternehmen, die Geschäfte auf digitalem Weg abwickeln, unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung ,dass nun vollumfänglich und ausnahmslos die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt! Werden archivierungspflichtige Dokumente per E-Mail versendet, ist das Unternehmen im Zugzwang, es muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. 

Grundsätzlich gilt, dass alle archivierungspflichtigen E-Mails inkl. Dateianhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Elektronische Dokumente sind in eben dieser Form aufzubewahren  Die alleinige Archivierung von elektronischen Daten in Papierform wird nicht den Anforderungen der GoBD gerecht. Ebenso reicht ein einfaches Backup des eingesetzten Mailsystems oder die Ablage in einem Dateisystem hierbei nicht aus.  Um diesen Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem nötig, denn nur ein Archiv kann den oben genannten Grundsätzen gerecht werden.

Eine fehlende oder nicht ausreichende Archivierung kann zivil- sowie strafrechtliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt gemäß § 162 AO, Freiheitsstrafe bei Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283 StGB und Schadensersatzansprüche gemäß § 280ff; § 241 Abs. 2 BGB zur Folge haben.

Weltweit führend im Bereich der E-Mail-Archivierungslösungen ist MailStore. Die Software „made in Germany“ bietet nicht nur eine manipulationssichere, gesetzestreue E-Mail-Archivierung, sondern auch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive intuitiver Bedienbarkeit. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung einer entsprechenden Lösung.

Sprechen Sie uns an!

Kurz vorgestellt: MailStore Server in 120 Sekunden